Opvolging van de klantonboarding ( PEPPOL )

Inleiding

Het PEPPOL-onboardingproces heeft als doel te controleren of uw klanten correct geregistreerd zijn op het PEPPOL-netwerk, zodat zij veilig en conform internationale normen elektronische facturen kunnen verzenden en ontvangen.

Om deze overgang naar elektronische facturatie via PEPPOL te vergemakkelijken, bieden wij een vereenvoudigde opvolging van de PEPPOL-status van uw klanten aan.

Overzicht van de PEPPOL-opvolging

We hebben een nieuwe categorie ‘PEPPOL’ aangemaakt, bestaande uit vijf gepersonaliseerde velden waarmee u de onboarding van uw klanten kunt opvolgen.

De opvolging kan :

• Individueel  gebeuren via de klantenfiche

• In het algemeen via de weergave van de controlelijst

We bieden een standaardopvolging aan die u kunt aanpassen. Hier volgt een overzicht van de standaardvelden.

1. Geregistreerd op PEPPOL

Dit veld toont op welk ontvangstpunt (aankoopfacturen) de klant is geregistreerd. Het wordt automatisch elke nacht bijgewerkt.

2. Software voor PEPPOL-ontvangst

Een keuzelijst biedt u een selectie van software afkomstig van een officiële website. U kunt deze lijst aanpassen (toevoegen of verwijderen).

3.Software voor PEPPOL-ontvangst

Dit veld werkt op dezelfde manier als het vorige, maar heeft betrekking op de software die wordt gebruikt voor het verzenden van facturen via PEPPOL..

4. “PEPPOL ready”?

In dit veld kunt u aangeven of uw klant klaar is om PEPPOL te gebruiken (ja of nee) (1). U kunt ook de informatieve e-mail naar de klant (opnieuw) verzenden (2).

5. Opmerking(en)

Dit veld laat toe om aanvullende informatie in te vullen.

Hoe de PEPPOL-opvolging van klanten uitvoeren?

Klanten informeren

Er wordt een standaard mailsjabloon voorgesteld om uw klanten te informeren.

U kunt deze e-mail verzenden via Klanten > Alle klanten tonen.

Filter de klanten aan wie u de e-mail wilt sturen (bijvoorbeeld alle personen met een KBO-nummer, een btw-nummer, btw-plichtigen, ...).

Zodra de filters zijn toegepast, kunt u klikken op Acties (1) en vervolgens op E-mails verzenden (2)

Selecteer het gewenste e-mailsjabloon en verstuur het naar alle geselecteerde klanten.

U kunt deze standaard mailsjabloon aanpassen via Communicatie > E-mail parameters > PEPPOL

Is de klant “PEPPOL ready”?

Vanuit de klantenfiche of het controlelijst kunt u de voortgang opvolgen en de velden invullen.

Velden in bulk aanpassen

De meeste van uw klanten zullen waarschijnlijk via de door u intern gekozen oplossing worden geregistreerd.
Om te vermijden dat u deze informatie voor elke klant afzonderlijk moet invullen, kunt u nu een waarde toekennen aan een selectie klanten in bulk.

Via Klanten > Alle klanten tonen.

Maak een selectie (1) druk op Wijzigen (2).

Zo kunt u bijvoorbeeld het veld "software voor PEPPOL-ontvangst" aanpassen voor alle geselecteerde klanten.

Let op: u kunt enkel velden in bulk wijzigen die zichtbaar zijn in het overzicht "Alle klanten tonen".

Om een categorie gepersonaliseerde velden zichtbaar te maken:

Klanten > Instellingen > Gepersonaliseerde velden
 Open de instellingen van de gewenste categorie en activeer de optie "Weergeven in het scherm 'Alle klanten tonen'."

Niet alle velden zijn in bulk aanpasbaar (bijvoorbeeld velden met meerdere waarden, velden gekoppeld aan documenten, enz.).

Gepersonaliseerde velden instellen

U kunt de voorgestelde opvolging aanpassen aan uw eigen werkwijze.
 Hier vindt u artikelen om een gepersonaliseerd veld toe te voegen of te wijzigen:

Gepersonaliseerde velden