Formats et entités juridiques
  • 05 Aug 2022
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Formats et entités juridiques

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Via Facturation > Formats et entités juridiques

Cet écran vous permet de gérer votre/vos entité(s) juridique(s). Si vous avez plusieurs entités juridiques (différents N° d'entreprise ou de TVA), il est nécessaire de créer plusieurs entités juridique. Vous avez ensuite pour chaque entité 4 sous-menus :

  • Identification
  • Formats de facture
  • Export vert la comptabilité
  • Facturation électronique

   

A. Identification

Les données complétées dans la partie identification sont utilisées :

  • Dans les formats de factures via des tags.
  • Dans les modèles de document via des tags (vous les retrouverez dans les paramètres des documents via le bouton aide)

B. Formats de facture

En standard, vous avez un format de facture "Default FR" (ID : 1) et un "Default NL" (ID :2).

Vous pouvez bien entendu les modifier :

  • Via le bouton réinitialiser : vous pouvez choisir un modèle de facture proposé
  • Via le bouton éditer: éditer de manière manuelle

Il est également possible de dupliquer un format de facture. Nous vous conseillons de faire votre format de facture correctement une fois et de le dupliquer si nécessaire. Ceci afin d’éviter de devoir faire les mêmes modifications dans plusieurs formats de facture à l'avenir.

1. Ajouter ou réinitialiser un format de facture

Lorsque vous souhaitez réinitialiser un format de facture, il est important de comprendre que vous allez écraser la version actuelle. Si vous avez déjà utilisé ce format pour facturer, assurez-vous de ne plus en avoir besoin.

Lors de l’opération il y a 8 informations à compléter :

  1. La langue du format 
  2. Le nom du Layout 
  3. Le format souhaité 
  4. Charger votre logo 
  5. La couleur (si disponible) 
  6. Afficher le détail des prestations ou non
     Si certains clients ont le détail et pas d’autres, on utilisera deux formats de facture. Une fois le premier prêt, nous le dupliquerons et irons adapter le paramétrage. 
  7. Indiquez les colonnes visibles dans l’annexe 
  8. Votre mot de passe afin de valider la réinitialisation. (Pas nécessaire lors de l’ajout)


2. Modifier un format de facture

Lorsque vous cliquez sur Editer, vous arrivez dans l’écran d’édition :

  • Sur la gauche la colonne des paramètres globaux et de navigation
  • Sur la droite la prévisualisation
  • En haut la possibilité d’afficher des indicateurs d’emplacement afin d’être plus précis. 

 

Si celle-ci est nécessaire, l'Auto Liquidation de la TVA se fera automatiquement grâce au TAG présent dans le bas de l'image ci-dessus.
Cela se traduit comme ceci:

Paramètres globaux

Adaptez les marges du format, l’onglet texte vous permet d’adapter la police et la taille des caractères standards. Vous pouvez ajouter un logo principal et si vous avez plusieurs images, vous pouvez les ajouter via Images supplémentaires

Les paramètres de langue permettent d’adapter la langue, le format de date et le séparateur de milliers.

Navigation

Les factures sont divisées en 3 parties :

  1. La page principale
  2. Les conditions générales (optionnel)
  3. L’annexe à la facture (pour ceux qui donnent le détail des heures) (optionnel)

 

Ajout et modification de zones de texte

Il est possible d’ajouter/de modifier des zones de texte :

Il est également possible de configurer une zone de texte :

  1. La mise en forme
  2. Le texte
  3. Le positionnement : cela vous permet de placer le texte (Pour placer le texte de manière libre, choisissez l’option « Position libre »).

 

C. Export vers la comptabilité

 

1. Paramètres comptables

Vous pouvez configurer l’export souhaité pour incorporer vos factures dans votre logiciel comptable.

UBL est le format de facture électronique, vous pouvez ensuite sélectionner la version souhaitée.

2. Numérotation et journal comptable

Vous pouvez choisir un des 3 formats de numérotation proposés :

  • Numérotation simple (1,2,3, …)
    La numérotation continuera au travers des années, le compteur ne repart pas à 1 lors d'une nouvelle année.
  • Numérotation commençant par l’année (AAAA####, …)
    La numérotation prendra les 4 chiffres de l'année de la date de facture pour les 4 premiers chiffres et ensuite 4 chiffres en commençant par "0001".
  • Numérotation commençant par l’année et le mois (AAMM, …)
    La numérotation prendra les 2 derniers chiffres de l'année de la date de facture ainsi que les 2 chiffres du mois pour les 4 premiers chiffres et ensuite 4 chiffres en commençant par "0001". 

FID-Manager vous proposera une numérotation continue en fonction du format de numérotation proposé, la règle est qu'il propose toujours le dernier plus grand numéro de facture + 1.

Il est toujours possible de forcer la numérotation au moment de la validation des factures, attention à ne pas ajouter de chiffres supplémentaires dans la séquence.

 Il également possible d’indiquer votre journal de vente.

3. Compte de grand livre et % de TVA

Vous pouvez ensuite par mode de facturation, par frais, par décompte ou par débours indiquer le compte de grand livre pour l’export vers le logiciel comptable (fonctionne uniquement avec certains exports : BOB et Winbooks) et le pourcentage de TVA à appliquer.

 

D. Facturation électronique

Il est possible d’envoyer vos factures via une plateforme d’envoi de factures électroniques.



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