Update van een formulier

Inleiding  

Er zijn twee soorten formulieren in FID-Manager : de klantenformulieren (voor extern gebruik) of interne procedures (voor intern gebruik). Ze verzamelen beiden informatie via een vragenlijst/checklijst. 

Ze voldoen aan gemeenschappelijke ontwikkelingsnormen en het updateproces is van toepassing op beide. 

Enerzijds evolueren de normen en anderzijds luisteren we naar de gebruikersfeedback.  

Daarom is het development team van FID-Manager voortduren bezig met het aanpassen en verbeteren van de formulier sjablonen die beschikbaar zijn voor gebruikers. 

Wij dwingen geen updates af om eventuele aanpassingen van gebruikers niet te overschrijven. 

Een update zorgt ervoor dat u de nieuwste versie van FID-Manager heeft. 

Hoe formulieren updaten? 

Wat is het invloed van een formulier te updaten? 

Voordat een formulier wordt bijgewerkt, kan de gebruiker zich terecht afvragen wat de invloed is van het updaten van het formulier op het verleden en de toekomst. 

Voor de toekomst is het eenvoudig. Het gebruik van het formulier in een taak die later wordt geopend, impliceert het gebruik van het bijgewerkte formulier. 

Wat gebeurt er met ingevulde formulieren waarvan het model later wordt gewijzigd/bijgewerkt? 

Als voorbeeld nemen we het geval van het formulier “Klantacceptatie en opstart van het dossier” dat is gekoppeld aan de taak met dezelfde naam. 

In onderstaande afbeelding zien we dat het formulier is ingevuld en de stap is goedgekeurd voor de klant ABC Telecom.  

Het raadplegen van het ingevuld formulier levert deze informatie op: 

Laten we aannemen dat na het invullen van het formulier wijzigingen worden aangebracht, bijvoorbeeld het verwijderen van de eerste vraag van het formulier. 

In dat geval wordt de informatie nog steeds opgeslagen, maar wordt deze gemarkeerd met een roze markering om aan te geven dat de vraag niet langer bestaat in het nieuwe formuliermodel. 

De informatie gaat niet verloren. Hetzelfde geldt als het gaat om documenten die zijn geüpload naar het gereserveerde gedeelte van een formulier. 

Voorwaarde: exporteren van het formulier 

Voordat u een formuliersjabloon bijwerkt, raden we u ten zeerste aan om het huidige model te exporteren en op te slaan.

Er zijn verschillende reden hiervoor: 

1. Het nieuwe sjabloon is misschien niet geschikt aan uw behoeften in het algemeen (bv.: het sjabloon dat u hebt aangepast is beter geschikt voor uw behoeften dan het nieuwe standaardsjabloon en u wilt terug naar dat model, enz.). 
2. U wenst uw oude sjabloon behouden voor bepaalde specifieke gevallen. 
3. U wenst het nieuwe sjabloon samenvoegen met het aangepaste sjabloon dat u eerder gebruikte.

Om dit te doen, volgt u deze stappen: 

Ga naar Taken > Taakparameters:  

Selecteer het tabblad waar het betreffende formulier zich bevindt:  

• Ofwel het tabblad, «Klantformulierparameters» (1) 
• Ofwel het tabblad, «Instellingen van interne procedures» (2)

Selecteer bijvoorbeeld in de «Instellingen van interne procedure» de aangepaste versie van het formulier « Klantacceptatie» 

Klik op (1) “Exporteren” 

 Een bestand met de extensie "*.fidFrm", zoals dit bestand, wordt opgeslagen in de downloadmap van je browser:   

Wij raden u aan om het bestand een nieuwe naam te geven en op te slaan op uw computer, zodat u het gemakkelijk kunt terugvinden en identificeren. 

Noem het bijvoorbeeld "DATUMVANDAAG_klantacceptatie.fidFrm" en sla het op in de map "ProceduressjablonenFID". 

Het sjabloon dat u gebruikte is nu opgeslagen en u kunt er op elk gewenst moment naar terugkeren indien nodig (zie hieronder: c. Terugkeren naar de vorige versie van het formulier). 

Het updaten van het formulier

In de Instellingen van interne procedures. 

Selecteer het formulier dat moet worden geüpdatet. (1) 

Klik op sjabloon updaten (2) 

Let op: De knop sjabloon updaten verschijnt alleen als uw versie verschilt van het systeemsjabloon. 

 Bevestig uw bedoeling om het geüpdatet sjabloon opnieuw te importeren. 

(1) Het sjabloon is geüpdatet. Het vorige formulier is uit het systeem verdwenen. 

(2) De knop sjabloon updaten is ook verdwenen. 

Terugkeren naar de vorige versie van het formulier

Als het update of wijziging van het formulier niet geschikt is en u terug wilt naar de vorige versie, kunt u het back-up van uw formulier laden.  

Als u geen back-up heeft gemaakt, is het niet mogelijk om terug te gaan naar de vorige versie. 

Selecteer het betreffende formulier (1) en klik vervolgens op "Wijzigen" (2). 

In het bewerkingsvenster, klik op “Importeer” (1). 

 Een venster wordt geopend, selecteer het opgeslagen formulier en bevestig. 

Het wordt geladen in FID-Manager. 

Klik op Opslaan om de bijwerking te voltooien. 

Het formulier wordt bijgewerkt met de geladen versie.