Een e-mail met bijlage triggeren bij de validatie van een stap

In FID-Manager kunt u afhankelijk van de status van één of meerdere stappen een e-mail triggeren, en automatisch één of meerdere documenten als bijlage toevoegen.

Ons voorbeeld: bij het laden van de NBB- betalingsbevestiging (overschrijvingsformulier) genereren we een e-mail die moet worden verzonden met betrokken document in bijlage.

Via Communicatie > E-mail parameters

Maak uw e-mailsjabloon.

Zodra ditis aangemaakt, kunt u onderaan op Wijzigen klikken om automatisch de mail voor te stellen.

Dat wil zeggen, dat u een automatisch voorstel kan instellen van de e-mail

Het instellen van een automatische voorstel gebeurd in 2 stappen:

1. Rode kader:

U geeft aan in welke taak en op welke stap de mail moet verschijnen.
U vinkt automatische voorstellen aan, vervolgens telt u, afhankelijk van de periode waarin u wilt dat de e-mail wordt gegenereerd, een maand af.
Als u een e-mail wilt genereren voor uw afsluitingen van december 2021. kan u aangeven dat u wilt starten na 2021-11. De aantal dagen is in ons voorbeeld niet nodig
Geef de status van de gekoppelde stap aan zodra de e-mail is verzonden.

2. Gele kader:

U geeft een of meerdere triggervoorwaarden op.
In ons geval: als het NBB – Betalingsbevestiging is ingevuld, kan de e-mail worden gegenereerd.

Automatisch aangesloten documenten

Klik op toevoegen

Typ vervolgens handmatig de naam van het documenttype. “NBB – Betalingsbevestiging”.

Selecteer en klik op Opslaan.

U kunt het document dan op verplicht zetten, waardoor het verzenden van de e-mail onmogelijk wordt gemaakt zolang de bijlage niet is bijgevoegd.

Na het laden van het overschrijvingsformulier van de NBB, verschijnt de e-mail automatisch en is deze in afwachting van goedkeuring om verzonden te worden.