Jaarlijkse klantenlisting

Activatie van de taak

Activeer de jaarlijkse klantenlisting vanuit de klantenfiche, of via Alle klanten tonen.

Stappen & werking

De hieronder beschreven stappen maken deel uit van de basisconfiguratie. U kunt de structuur van taken aanpassen via Taken > Taakparameters.

Standaard bestaat de jaarlijkse inventarisatietaak uit 2 stappen:

1. Verstuurde btw-aangiften (Voltooid): Deze stap wordt gevalideerd door het (de) verzendbestand(en) voor de btw-aangiften van het betrokken jaar verzenden (rood vak).
Wanneer de jaarlijkse vermelding klaar is om te worden ingediend, kunt u de status van de stap manueel wijzigen in gedaan.

2. Aangifte verstuurd (Verst.): Deze stap wordt gevalideerd door twee documenten:

1. Links het bestand voor het verzenden van de listing (XML).
   Wanneer dit bestand is geladen, kleurt de stap lichtblauw totdat het ontvangstbewijs geladenis. Dit zal bevestigen dat de aangifte daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.
2. Rechts ziet u de ontvangstbevestiging (PDF of XML) die u van Intervat kunt downloaden na indiening van de aangifte. Als u deze oplaad, zal de stap valideren.

De stap wordt automatisch grijs, indien u in het verzendbestand van de laatste btw-aangifte van het jaar, aangeeft dat de vermelding niet nodig is (=klantenlisting nihil).

Bij het laden van het verzendbestand voor de btw-aangifte voor het 4^de kwartaal/december, zal wanneer FID-Manager vaststeld dat er geen listing vereist was, de stap "Verzenden" automatisch werd ingesteld op “Niet noodzakelijk voor deze periode” (grijs).

In het geval dat de activiteit van de klant wordt stopgezet gedurende het jaar

Selecteer in de klantenfiche de taak Jaarlijkse klantenlisting (1) en klik op Instellingen (2)

Vul vervolgens de maand in waarin de activiteit werd stopgezet (a) en een begindatum (b), dat wil zeggen de maand en het jaar waarin de cliënt is gestopt. (februari 2022 in ons voorbeeld).
De optie "de taak moet worden uitgevoerd vanaf" vermijdt duplicatie van perioden voor taken in het verleden.

(Het is ook mogelijk om de taakinstellingen voor een klant aan te passen via Klanten > Alle klanten tonen)

Wij stellen vast dat de jaarlijkse klantenlisting wordt geactiveerd in de periode februari 2022.

Controleer de activatie van de taak voor alle klanten

Via Klanten > Alle klanten tonen heeft u de mogelijkheid om na te gaan of de taak geactiveerd is voor alle klanten waarvoor hij nodig is.

3 mogelijkheden:

1. Via automatisch filter De jaarlijkse klantenlisting zou actief moeten zijn BE (1):

Filter op klanten waar de btw-aangifte actief is, maar de jaarlijkse klantenlisting is uitgeschakeld.

2. Toon alle klanten met een btw-nummer, voor wie de jaarlijkse lijst taak is uitgeschakeld.

Voer de volgende filters uit.

a. Identificatie > BTW-nummer BE : Gedefinieerd

b. Jaarlijkse klantenlisting > Geactiveerd: Nee

3. Toon alle klanten die vermeld staan in documenten waarvoor een Jaarlijkse klantenlisting nodig is en waarvoor de taak Jaarlijkse klantenlisting is uitgeschakeld.

Voer de volgende filter uit:

a. De taak is inactief maar gerefereerd in documenten (jaarlijkse klantenlisting)

Deze klanten worden aangeduid met een oranje driehoek in de kolom "Jaarlijkse klantenlisting".

Opgelet, wanneer de taak handmatig is geactiveerd en vervolgens gedeactiveerd, zal de waarschuwing niet meer verschijnen.

Activatie in bulk

Via Klanten > Alle klanten tonen

Het is mogelijk om de jaarlijkse klantenlisting in bulk te activeren voor een selectie van klanten in één keer.

Na het uitvoeren van één van de in het vorige punt genoemde filters, selecteert u alle klanten (1), en klikt u op Wijzigen (2)

Activeer in de pop-up de taak Jaarlijkse klantenlisting en selecteer de maand “12 - december”. Behalve in geval van voorbarige beëindiging van de activiteit (zie hierboven).

Stel een startdatum voor taken in op basis van de inkomstenperiode (3), om te voorkomen dat taken worden gegenereerd voor het verleden.

Voorbeeld: Jaarlijkse klantenlistings omvatten transacties die tussen 1 januari en 31 december plaatsvinden. Voor transacties die in 2022 worden verricht en waarvoor de listing uiterlijk op 31 maart 2023 moet plaatsvinden, vermelden wij december 2022.