Hoe kunt u een e-mail plannen?

Of het nu gaat om de Notulen van een AV die ondertekend en verzonden moeten worden op de dag van de AV of een e-mail die om 22.00 uur wordt geschreven en pas om 8.00 uur de volgende dag de deur uitgaat, in dit artikel leggen we uit hoe je een e-mail kunt plannen om op een later tijdstip naar de klant te sturen. 

Er zijn twee methodes om e-mails in te plannen: 

• Handmatig

• Voorgeprogrammeerd 

Handmatig methode

Bij het genereren van een e-mail kunt u de verzendtijd inplannen:

Als de e-mail al is gegenereerd en wacht op goedkeuring kunt u de verzending plannen.

Er zijn twee manieren om een e-mail terug te vinden die wachten op goedkeuring:

• De e-mail is gelinkt aan een stap in een taak en u kunt een envelop zien

Blauw als er een e-mailadres aanwezig is, oranje als het e-mailadres ontbreekt en groen als de e-mail al gepland is.

• U kunt deze bekijken via het scherm “E-mails die wachten op goedkeuring” 

Via Communicatie > E-mail die wachten op goedkeuring (1)

Selecteer in de volgende volgorde:

• De portefeuille (2)

• De categorie (3)

• De periode (4)

Klik niet op Onmiddellijk (om een e-mail onmiddellijk te verzenden), maar selecteer Inplannen (1) en de gewenste verzendtijd(2).

Houd er rekening mee dat e-mails altijd tussen 1 en 60 minuten later worden verzonden. Als u 16:00 selecteert, wordt de e-mail tussen 16:00 en 16:59 verzonden.

Voor e-mails met aanvraag van ondertekening is het nodig om op In afwachting zetten voor validatie te klikken om de verzending te kunnen inplannen:

Voorgeprogrammeerde methode

Wanneer u standaard opgeeft dat de e-mail voor een latere datum gepland moet worden, gebruikt u de voorgeprogrammeerde methode.

U kunt de e-mail dan op het geplande tijdstip verzenden, (1) onmiddellijk verzenden (2) of wijzigen om de e-mail handmatig te plannen. (3)

Laten we een concreet voorbeeld nemen.

Voorstellen voor btw-voorschotten zijn optioneel; deze e-mails worden automatisch voorgesteld en ingepland.

De 1^e, e-mail voor de 10^e van de maand volgend op de indiening van de btw-aangifte en de 2^e e-mail voor de 10^e van de 2^e maand volgend op de indiening van de btw-aangifte. 

Voor btw-aangiften voor het 1e kwartaal is de referentiedatum 31 maart. De e-mail moet daarom op 10 mei worden verzonden.

Hoe te configureren

Zie het toegewijd artikel:

https://fid-manager.document360.io/docs/nl/e-mail-parameters#5-verzendinstellingen