Hoe vindt u verouderde opdrachtbrieven terug ?

Hoe vindt u verouderde opdrachtbrieven terug ? 

Inleiding 

De afgelopen jaren hebben we te maken gehad met talrijke nieuwe of gewijzigde wetgevingen (GDPR, UBO, beroepsaansprakelijkheid, …) die een impact hebben gehad op de eerder door uw klanten ondertekende opdrachtbrieven.

Het steeds groeiende aantal verplichtingen voor cijferberoepen doet deze trend niet afnemen.
 Moeten we dan niet elk jaar een geactualiseerde opdrachtbrief laten ondertekenen?
 U denkt waarschijnlijk dat dit veel werk is.
 Helemaal niet!

Een gestandaardiseerde opdrachtbrief, gecombineerd met een goed ingestelde klantenfiche, maakt het mogelijk om in een handomdraai een geactualiseerde opdrachtbrief te genereren en klaar te maken voor verzending.

In deze mini-handleiding laten we u zien hoe u opdrachtbrieven kunt klasseren en terugvinden om hun hernieuwing optimaal te beheren.  

Deze werkwijze geldt niet alleen voor opdrachtbrieven, maar ook voor elk ander document dat gekoppeld is aan een veld waarvoor de controleweergave is geactiveerd.

Dit artikel vormt een aanvulling op:

• Opdrachtbrief genereren en verzenden voor ondertekening
• Een documentsjabloon wijzigen

Beheer van de opdrachtbrieven

Standaard vindt u het veld « opdrachtbrief » in de categorie antiwitwas in de klantenfiche. 

Om dit veld op kantoor te controleren, gaat u via het menu Taken naar de weergave controlelijsten.

Alle klanten binnen de geselecteerde categorie worden op het scherm weergegeven. U kunt vervolgens filteren op de gewenste kolom.

Met de sorteer- en filteropties kunt u de gewenste informatie eenvoudiger terugvinden:

1. Sorteren in oplopende volgorde plaatst de oudste opdrachtbrief bovenaan. Zo kunt u snel klanten identificeren zonder een geactualiseerde opdrachtbrief.
    Als de vervaldatum is geactiveerd voor het documenttype, kunt u hier ook op sorteren.
2. Filteren op foutieve velden, wat betekent dat het document ontbreekt of niet meer geldig is.
    “Niet nodig” betekent dat het veld voor deze klant niet vereist is.
3. Filteren op alle documenten die nog in ondertekening zijn.
4. Filteren op referentiedatum van het document, zodat enkel documenten vanaf of tot een bepaalde datum worden weergegeven

Kantoren die jaarlijks opdrachtbrieven opnieuw willen laten ondertekenen, kunnen dit proces hanteren of de vervaldatum activeren op het documenttype om aan te geven tot wanneer het document geldig is.

Zodra u de werking van de sorteer- en filterfuncties begrijpt, kunt u de nodige acties uitvoeren voor de geïdentificeerde klanten.