Facturatiemodussen klanten

Via Facturatie > Facturatiemodussen klanten 

A. Facturatiemodussen instellen

U kunt nieuwe facturatiemodussen aanmaken of bestaande facturatiemodussen aanpassen.

Een facturatiemodus wordt gebruikt voor:

• De type facturatie van de klant melden: Regie, Forfait of Niet gefactureerd,
• Differentiatie op het vlak van tarieven (voorbeeld: invoering van verschillende type facturatie: Regie 60, Regie 85 via de prijstabellen kan het uurtarief voor een prestatietype worden aangepast aan de facturatiemodus)
• Onderscheid maken tussen groepen klanten (voorbeeld: gefactureerd forfait in het  begin van de maand, forfait gefactureerd aan het einde van de maand)
• Een vervaldatum naargelang de facturatiemodus (voorbeeld: vervaldatum op 15 of 30 dagen)
• Administratieve kosten automatisch laten berekenen (percentage/vast bedrag per factuur)

In de linker kolom vindt u 3 verschillende categorieën van facturatiemodussen terug:

• Forfaitair
• Regie
• Niet gefactureerd

Elke forfaitaire facturatiemodus (in het vet (1)) heeft één of verschillende forfaitairs (2). 

Voor regie heeft de facturatiemodus geen forfait.

Bijvoorbeeld: als u één forfaitaire facturatiemodus hebt.

bijvoorbeeld : als u verschillende forfaitaire facturatiemodussen hebt.

De configuratie van een facturatiemodus kan onderverdeeld worden in 6 delen: Als er slechts één vast tarief is voor de factuurmodus, wordt dit in vak 4 vermeld als "Hoofdforfait".

In het geval dat er meerdere forfaits zijn voor de facturatiemodussen, dan worden de verschillende forfaits aangegeven in het kader 4.

1. Activeer/Deactiveer de facturatiemodus

Hiermee kunt u de facturatiemodus activeren of deactiveren; het is niet mogelijk een facturatiemodus te deactiveren als er klanten zijn aan wie deze is toegewezen.

2. Algemene parameters

De naam zal diegene zijn dat u afgebeeld zal zien op de klantenfiche wanneer u een facturatiemodus toewijst aan een klant, dus zorg er best voor dat deze benaming duidelijk is voor u. 

Bij de facturatiemodus kunt u aangeven of het om regie/forfaitair/niet gefactureerd gaat. Van zodra u gefactureerd heft met een facturatiemodus kunt u deze niet meer aanpassen. 

Met de statistische periode kunt u in de klantenfiche de statistiekperiode automatiseren.

Via Klantenbestand > Analyseren.

Het is echter mogelijk om de statistische periode aan te passen door op Gevorderd te klikken. 

3. Betalingsvoorwaarden

Automatisering van de vervaldatum van facturen per klant op basis van de facturatiemodus.

U kunt de vervaldatum altijd forceren op het moment dat u de factuur genereert. Als u de optie op automatisch laat staan, wordt de vervaldatum berekend aan de hand van de factuurdatum.

Rekenregel voor de vervaldatum:

Veelvouden van 30 worden als hele maanden beschouwd. Hier zijn enkele voorbeelden van wat u moet invullen om de gewenste details te krijgen:

Voor een periode van:

1. 7 dagen -> 7 dagen (+ 7 dagen)
2. 1 maand  ->  30 dagen (+ 1 maand)
3. 45 dagen -> 45 dagen (+ 1 maand + 15 dagen)
4. 2 maanden ->  60 dagen (+ 2 maanden)
5. 100 dagen ->  100 dagen (+ 3 maanden + 10 dagen) 

4. Berekeningswijze

Als er een forfait is, kunt u via de knop voornaamste forfait toegang krijgen tot de parameters van het forfait. 

Het is mogelijk om meerdere forfaits op een factuurmodus te hebben.

Bijvoorbeeld: 

• Een vast tarief voor driemaandelijkse boekhouding
• Een jaarlijkse vergoeding voor de IPP / ISOC afsluiting
• …

We zullen de parameters van forfaits later bekijken.
Voor regie staat er gewoon: "Alles wordt gefactureerd volgens de prijs vastgelegd per soort prestatie."  

5. Administratieve kosten

De automatische toevoeging van administratieve kosten op uw facturen is mogelijk via een percentage of via een vast bedrag per factuur.
U kunt dan aangeven of dit van toepassing moet zijn op de:

• Forfaits
• Kosten
• Uitgaven

6. Prijstabellen

De prijstabellen laat toe het tarief aan te passen volgens de facturatiemodus en/of de medewerker.
  Elke medewerker heeft een toegewezen prijstabel.

U zult merken dat er in ons voorbeeld twee prijstabellen zijn:

• Senior
• Stagiair

Afhankelijk van de prijstabel en type prestatie is het tarief aangepast (oranje) of niet (grijs).
 Wij zullen de prijstabellen meer in detail bekijken in het hoofdstuk dat eraan gewijd is. 

U kunt op de blauwe titels klikken om zo direct naar de betrokken instellingsschermen te gaan.

B. Instellingen van forfait

U kunt toegang krijgen tot de instellingen van de forfaits via:

Wanneer u het forfait configureert, zijn er verschillende instellingen mogelijk, en dat in 4 delen:

1. Forfait activeren/deactiveren

Hiermee kunt u het forfait activeren of deactiveren. Als u een forfait deactiveert waar een klant aan verbonden is, zal deze niet langer meer gefactureerd worden. en een klant is ermee geconfigureerd, zal dit niet langer worden gefactureerd.

2. Algemene informatie

Naam DOCX zal toelaten om de naam van het forfait te tonen in documentsjablonen (Opdrachtbrief, ...).
 Als u dit niet aanvult en er is maar één forfait, verschijnt de naam van de facturatiemodus.

De facturatielabel komt op de eerste pagina van de factuur te staan.
 De tag [[invoice_range_date]] zal de periode tonen die gebaseerd is op de periodiciteit van het forfait.

Voor de regies is het niet mogelijk om de facturatielabels te configureren, dit wordt voor regie prestaties op uurtarieven niveau geconfigureerd. (Via Tijdroosters > Uurtarieven).

3. Berekeningswijze

De periodiciteit van het forfait kan naar wens aangepast worden:

U kunt een bedrag per klant instellen of de optie activeren en een identiek bedrag voor alle klanten instellen. Als het bedrag voor alle klanten hetzelfde is, hoeft u niet voor elke klant het bedrag in te vullen. (Voorbeeld: voor uw particulieren zou u een jaarlijkse facturatiemodus kunnen hanteren: 120 €/jaar.)

De optie Factureer sinds duidt aan  FID-Manager vanaf wanneer hij deze forfait moet aanbieden aan alle klanten die met deze forfait geconfigureerd zijn. Als al uw forfaits gefactureerd zijn, kunt u deze datum aanpassen tot de volgende periode waarin het forfait gefactureerd moet worden. De forfaits zullen niet meer worden aangeboden voor deze datum.

Wanneer de afrekening gekoppeld is aan een kost van type afrekening, kunt u het forfait zo nodig aan het eind van het jaar een afrekening genereren. Zelfs als de optie wordt geactiveerd, bent u niet verplicht een afrekening te genereren. We zullen het hier later over hebben in de paragraaf over het forfaitair verbruik.

Prestaties In het forfait inbegrepen?

In dit scherm ziet u alleen de prestaties die zijn geconfigureerd als prestaties die inbegrepen mogen worden in een forfait (Via Tijdroosters > Uurtarieven).

Beslis of de prestaties deel uitmaken van het forfait of niet. Indien u een prestatie uitsluit van het forfait, wordt deze gefactureerd in regie. In ons voorbeeld zullen de prestatietypes FIS01 en FIS02 worden gefactureerd in regie.

Houd er rekening mee dat als u meerdere forfaits op één factureringsmethode gebruikt. Dat dezelfde service in meerdere forfaits kan worden opgenomen.

Dus bij het ingeven van uw tijd zal het nodig zijn om aan te geven welk forfait het is om te consumeren.

 Bij automatische facturatie, verbuikt de prestatie automatisch het eerste forfait. In ons geval het "Forfait boekhouding" (1). Hier hebt u ook de mogelijkheid om bij het selecteren van een forfait de positie ervan te bepalen door deze naar boven (2) of beneden (3) verplaatsen. 

Als dit niet nodig is, vermijd dan het opnemen van dezelfde service in meerdere forfaits binnen dezelfde factureringsmethode.

4. Parameters per klant

Hiermee kunt u de instellingen in de klantenfiche overschrijven of niet.

U kunt:

• Het forfait per klant deactiveren (zal nuttig zijn in geval van multi forfait)
• De periodiciteit van het forfait aanpassen
• De facturatielabel aanpassen

De optie om deze 3 waarden te overschrijven op het niveau van de clientparameter.