Domicilieringen

Inleiding 

De domiciliëringsfunctionaliteit maakt het mogelijk om een mandaat door uw klanten te laten ondertekenen om het factuurbedrag te incasseren via het indienen van een XML-bestand bij de bank, wat de automatisering van de incasso en de automatische aanmaak van nieuwe mandaten mogelijk maakt.

Meer informatie vindt u in ons artikel:

Waarom kiezen voor factuurdomiciliëring? | Beheersoplossing voor accountantskantoren - FID-Manager

 Deze module stelt u in staat om:

• Het administratieve gedeelte van domiciliëringen te beheren (FID-Manager)
• Het XML-bestand te genereren (boekhoudsoftware):
  • Voor het aanmaken van mandaten
  • Voor het incasseren van uw facturen

In deze handleiding tonen wij de koppeling tussen domiciliëring in FID-Manager en WinAuditor. Het is niet vereist klant van WinAuditor te zijn om van de domiciliëring gebruik te maken.

Ter herinnering: elke FID-Manager-klant heeft levenslang recht op zijn gratis boekhouddossier in WinAuditor.

 Toepassing

Voorwaarden en uitsluitingen

• U beschikt over een SDD-nummer bij uw bank,
• Per juridische entiteit kan slechts één domiciliëringsmandaat worden geactiveerd
• Domiciliëring kan enkel met de hoofdentiteit van de klant worden opgezet (zoals aangegeven in het factuurformaat van de klantenfiche)
• Creditnota’s kunnen niet via domiciliëring worden geïnd
• Het genereren van het XML-bestand gebeurt via de boekhoudsoftware. Er is een SDK (Software Development Kit) beschikbaar voor uw softwareleverancier.
• Slechts één type mandaat per entiteit: ofwel B2B ofwel Core 

Instellen van uw boekhouddossier

Indien u WinAuditor gebruikt, is het noodzakelijk om uw boekhouddossier in WinAuditor correct in te stellen. De instellingen worden daarna automatisch doorgestuurd naar FID-Manager.

Voor andere gebruikers: ga meteen naar de volgende stap Instellingen van de juridische entiteit.

Via Parameters (2) > Beheer van de betalingen (3)

Eenmaal in het menu kunt u uw SDD (= SEPA Incassant ID) toevoegen. (1)

Vul volgende gegevens in:

2. Uw SDD

3. De bank die gekoppeld is aan uw SDD-nummer

4. Type domiciliëring : B2B of Core

5. Dagboek voor het boeken van de incasso's (bv. DOM – Domiciliëring)

6. De algemene rekening voor incasso (bv. 400001 – DOMICILIËRINGEN)

Klik op Opslaan (7)

Instellingen van de juridische entiteit

Het SDD-nummer wordt automatisch ingevuld als u WinAuditor gebruikt.

Indien u een andere boekhoudsoftware gebruikt, vult u hier manueel het SDD-nummer in en kiest u het type domiciliëring.

Zodra u een SDD-nummer hebt ingevuld, verschijnt een foutmelding die aangeeft dat er nog geen Factuurlay-out beschikbaar is voor domiciliëring. 

U dient een bestaand factuurlay-out te dupliceren en het geschikt te maken voor domiciliëring.(3)

Het is verplicht om enkele specifieke vermeldingen op de factuur toe te voegen. U kunt de voorgestelde standaardtekst (2) overnemen en aanpassen. 

Hier is de standaardtekst die we voorstellen, die kan worden aangepast, met de volgende 4 tags die nodig zijn om de foutmelding te vermijden.

Het bedrag van [[total_to_pay]] € wordt op de eerste werkdag

na [[due_date]] gedebiteerd via een SEPA-incasso.

SEPA crediteur ID [[entity_sepa_creditor_identification]]

Unieke referentie nummer [[sepa_mandate_identification]]

Integreer deze tekst in het factuurlay-out.

Instellingen van de e-mailsjablonen

De tags om domiciliëring aan te bieden zijn standaard opgenomen in twee e-mailsjablonen.

Zorg ervoor dat de e-mailsjablonen actief zijn.

FAC – Stuur facturen via e-mail

De tekst verschijnt enkel wanneer een SDD-nummer is ingevuld én de klant nog geen actief domiciliëringsmandaat heeft. (Opgelet: enkel bij gebruik van de standaard HTML van FID-Manager).

Standaardtekst met de tags:

if(SEPA_MANDATE_READY_BUT_NOT_USED){ Wilt u uw administratief beheer vereenvoudigen? Kies voor domiciliëring van onze facturen via deze link: [[SEPA_MANDATE_SETUP_LINK]].}

Deze tag kan in alle e-mailsjablonen en ook in uw handtekening worden gebruikt.

U kunt de tag opnemen in een conditionele tag if(SEPA_MANDATE_READY_BUT_NOT_USED){XXXX }. Dit zorgt ervoor dat de inhoud tussen de accolades verschijnt.

De inhoud wordt alleen weergegeven als:

• De klant geen actieve domiciliëring heeft.
• Er een SDD-nummer is ingevuld.
• De juridische entiteit ten minste één factuurformaat met domiciliëring in de taal van de klant heeft.
• Het documenttype " Administratief - SEPA-mandaat" is geactiveerd, evenals het bijbehorende documentsjabloon.
• De handtekeningprocedure " SEPA-mandaat" is geactiveerd.
• Alle facturen in de e-mail met een gedomicilieerd formaat zijn.

Er is ook een derde tag die tekst alleen toont als de domiciliëring actief is voor een klant: if(SEPA_MANDATE_USED){ xxxxxx }.

Als u deze tag in de facturatie-e-mail gebruikt, werkt deze alleen als alle facturen voor de betreffende klant in de e-mail een gedomicilieerd formaat hebben.

FAC – Voorstel tot bankdomiciliëring

Via dit sjabloon kunt u proactief al uw klanten uitnodigen om domiciliëring in te stellen.

Instellingen van het documentensjabloon

Wij adviseren om de standaardsjablonen van FID-Manager te gebruiken, waarin alle verplichte tags reeds aanwezig zijn. Indien u eigen sjablonen wenst te gebruiken, vergeet dan niet alle verplichte tags toe te voegen. Deze kunt u terugvinden in het systeemdocument.

Let op: slechts één actief documentsjabloon per land is toegestaan.

Instellingen van de ondertekeningsprocedure

Via Documenten > Handtekenprocedures

dient u de procedure SEPA-Mandaat te activeren. 

Domiciliëring activeren voor een klant

De procedure bestaat uit volgende stappen:

• Vraag de klant om zijn IBAN in te vullen voor het genereren van het mandaat.
• Laat de klant het document ondertekenen.
• Factureer zoals gebruikelijk.
• Boek de facturen in de boekhouding.
• Genereer en verstuur het XML-bestand naar de bank.

Het versturen van het domiciliëringsmandaat naar klanten

In onze uitleg gebruiken we de e-mail “voorstel tot bankdomiciliëring”.

Via Klanten > Alle klanten tonen

Filter op de kolom Facturatie (1) om de klanten zonder domiciliëring weer te geven (2).
 U kunt bijkomende filters toepassen om enkel gefactureerde klanten weer te geven.
Indien gewenst kunt u het filter bewaren, maar dit is niet verplicht (3). 

Via de knop Acties (1) > E-mails verzenden

In 3 stappen kunt u vervolgens uw e-mails voorbereiden:

1. Kies het sjabloon: FAC – Voorstel tot bankdomiciliëring (zie rode pijl)
2. U kunt een bijkomende filter toepassen op de reeds geselecteerde klanten.
3. Klaarzetten en verzending van de e-mails.

In stap 3 kunt u:

1. De tekst vooraf bekijken en aanpassen.
2. Per taal werken (verschijnt enkel indien meerdere talen actief zijn).
3. Onmiddellijk verzenden of inplannen.
4. De e-mails verzenden of voorbereiden.

De gegevens invullen om het mandaat te genereren

Wanneer de klant op de ontvangen link klikt, vult hij de nodige gegevens in om het mandaat te ondertekenen. 

1. Te debiteren rekening - IBAN

De klant vult zijn IBAN in en het systeem berekent automatisch de BIC indien mogelijk, anders wordt gevraagd deze manueel in te vullen.

Indien u op de klantenfiche het gepersonaliseerde veld > Bankrekening(en) heeft ingevuld, wordt deze bankrekening automatisch voorgesteld. 

Het formulier zal vervolgens voorstellen om één van de bestaande rekeningen te selecteren. Indien er slechts één IBAN aanwezig is, wordt deze automatisch voorgeselecteerd, maar de klant kan dit altijd aanpassen.

2. Ondertekenaar(s) van het mandaat

Het systeem vraagt om de persoon of personen te selecteren die het mandaat moeten ondertekenen (op basis van de mandatarissen met volmacht tot ondertekening).
Indien er slechts één mandataris is bij de onderneming, wordt deze automatisch voorgeselecteerd. 

3. Opslaan

Bij het opslaan van de vragenlijst wordt het document automatisch gegenereerd en verzonden voor ondertekening naar de geselecteerde ondertekenaar(s).

Automatisch zal FID-Manager een uniek referentienummer voor het mandaat toekennen, met als structuur DOM1, DOM2, …

Opgelet: In sommige gevallen kan de link niet werken door een foutieve instelling van de klantenfiche of uw omgeving:

Belangrijkste oorzaken:

• Geen mandatarissen ingevuld op de klantenfiche
• Documenttype is gedeactiveerd
• Geen actief documenttemplate voor het documenttype domiciliëringen

Het mandaat voor domiciliëring ondertekenen

De klant ontvangt een e-mail om het document te ondertekenen.

Zolang de klant het mandaat niet heeft ondertekend, zullen de facturatieparameters er als volgt uitzien:

Zodra de domiciliëring actief is:

• Wordt het facturatieformaat automatisch omgezet naar een domiciliëringsformaat
• Wordt de informatie in het groen weergegeven bij de facturatie-instellingen

Opvolging van domiciliëringen

Via Klanten > Alle klanten tonen

Er bestaat een standaardfilter waarmee u alle domiciliëringsmandaten kunt zien die nog niet in orde zijn.

U kunt ook filteren op de kolom Facturatie:

Daarnaast vindt u alle verstuurde domiciliëringsmandaten die nog ondertekend moeten worden terug in de opvolging van de te ondertekenen documenten, in de categorie Administratief.

Facturatie van domiciliëringen

De werking van de facturatie blijft ongewijzigd: als de factuur gedomicilieerd is, dan zal ze het formaat van een domiciliëringsfactuur hebben.
 Let op: het is niet mogelijk om een creditnota te domiciliëren.

Hoe de domiciliëringen beheren in de boekhoudsoftware (enkel WinAuditor)

Zodra uw facturen zijn geïmporteerd in de boekhoudsoftware, kunt u het betalingsbestand genereren dat u bij uw bank moet indienen.

Om zo standaard en open mogelijk te werken, hebben we de domiciliëringsgegevens geïntegreerd in het UBL-formaat, dat met PEPPOL een internationale norm wordt.

Dit betekent dat dankzij de UBL het mogelijk is voor de boekhoudsoftware om:

1. Alle informatie van het mandaat uit het UBL-bestand te halen
2. Het bestand te genereren dat bij de bank moet worden ingediend voor de inning

3. Automatisch een financieel dagboekstuk aan te maken om de domiciliëringen af te boeken 

4. Het mandaat automatisch aan te maken bij uw bank

Het door WinAuditor gegenereerde bestand maakt het mogelijk om automatisch de mandaten aan te maken.
 Voor softwarepakketten die deze functionaliteit nog niet ondersteunen, is er een technische documentatie beschikbaar:

direct-debit-others

FAQ

Ik heb al ondertekende mandaten, hoe stel ik deze in?

Deze werkwijze is enkel aangeraden in het geval u reeds bestaande mandaten hebt én u deze niet opnieuw wenst te laten ondertekenen.

Via de facturatieparameters (1) van de klant geeft u de unieke referentie van het domiciliëringsmandaat in (2).

Vervolgens kunt u de overige gegevens aanvullen:

1. Het bewijs van het domiciliëringsmandaat wordt niet weergegeven op dit scherm. Enkel de documenten die vanuit FID-Manager werden gegenereerd zijn zichtbaar. U kunt deze terugvinden in het permanent dossier.
2. De ondertekeningsdatum van het mandaat
3. Het IBAN van de klant (wordt automatisch ingevuld indien het gepersonaliseerde veld is ingevuld)
4. De BIC wordt automatisch ingevuld op basis van het IBAN

Hoe een domiciliëring verwijderen/opnieuw laten ondertekenen?

In geval van een wijziging van rekening of om eender welke andere reden waarbij het nodig is om de domiciliëring opnieuw te laten ondertekenen, moet u de documenten verwijderen en de procedure opnieuw opstarten.

Er wordt automatisch een nieuw uniek referentie nummer gegenereerd.

Als de domiciliëring nog actief is maar u wenst geen facturen meer te domiciliëren, kunt u eenvoudigweg het factuurformaat van de klant aanpassen.

Ik wens de automatisch door FID-Manager gegenereerde unieke referentie niet te gebruiken, wat moet ik doen?

U moet het document dan handmatig genereren. De klant kan het formulier niet online invullen, anders wordt de unieke referentie automatisch gegenereerd.

U kunt het document genereren via de taak "Klantenacceptatie en opstart van het dossier" of via het veld "SEPA-mandaat".

Indien het veld niet geactiveerd is:
Ga naar Klanten > Instellingen > gepersonaliseerde velden (1)

Selecteer het veld "SEPA-mandaat" (2) en controleer of zowel het veld als de categorie geactiveerd zijn (3).

 Bij het genereren van het document kunt u de unieke referentie forceren. 

 Werking van de unieke referentie 

De unieke referentie heeft een zeer eenvoudige structuur: DOM# (DOM1, DOM2, ...).

Elke keer dat u op de knop document genereren klikt, wordt de unieke referentie als gebruikt beschouwd, zelfs als u de generatie niet voltooit.

De teller van de unieke referentie verhoogt met 1, ook al voltooit u de documentgeneratie niet.

Documentatie

Domiciliëring | Febelfin