De klantenfiche
  • 10 Sep 2021
  • 9 Minuten te lezen
  • Donker
    Licht
  • Pdf

De klantenfiche

  • Donker
    Licht
  • Pdf

Overzicht:

Er bestaan verschillende zones in de klantenfiche in FID-Manager:

1. Naam van de klant en relaties

Linksboven in dit scherm, ziet u de naam van de klant in kwestie, en daaronder alle klantenfiches die aan deze gelinkt zijn. 
Deze noemen wij: "Relaties".
Zo kunt u via de klantenfiche van een vennootschap meteen terecht op de klantenfiche van de bestuurders en vice-versa.  

2. Taken

a) Een taak toevoegen via de klantenfiche

1. Klik rechts naast de vermelding "Taken" op de icoon "+" en klik op te activeren taak:

2. Stel de taak in en klik vervolgens op de groene knop "Opslaan":

b) Individuele opvolging van de actieve taken voor een klant en instellingen

Wanneer u klikt op een reeds actieve taak op de klantenfiche, heeft u de mogelijkheid om:

1. Een individueel overzicht verkrijgen van de geselecteerde taskflow:

2. De standaardinstellingen van een reeds actieve taak wijzigen.

3. Algemene informatie over de klant en aanvullend notaveld

Deze zone is in twee zones gesplitst:

1. Mogelijkheid om op de velden te klikken en informatie te wijzigen die er wordt weergeven.
2. Een vrije tekstzone die u de mogelijkheid geeft nota's achter te laten zichtbaar voor alle gebruikers.

Opgelet: het in te geven btw-nummer verschilt van het land waarin de maatschappelijke zetel gevestigd is!
Hieronder, punt 4b, kan bepaald worden op een postadres al dan geen maatschappelijke zetel is.

4. Contactgegevens van de klant

a) Toevoegen en instellen van e-mailadressen



b) Een postadres toevoegen



5. Facturatieparameters

1. Selectie van te factureren klant (mogelijkheid om te refereren naar een andere aan te rekenen klant).
2. Selectie facturatiemodus.
3. Instelling forfaitaire bedrag, enkel indien een forfaitaire facturatiemodus ingesteld is.
4. Specifieke facturatielabel, enkel indien een forfaitaire facturatiemodus ingesteld is. 
5. Tijdsmultiplicator.
6. Kortingspercentage, enkel op prestaties uitgesloten uit de forfait.
7. Keuze van toegepaste factuurlay-out bij facturatie.

6. Snellinks

Deze links verwijzen u meteen naar betrokken klant op gewenste pagina/website.

a) Voorbeeld: KBO

7. Organisatie en antiwitwaswet

a) Organisatie

1. Mandaterissen

Via de groene knop kunt u een "Mandataris toevoegen":

Van zodra u een mandataris geselecteerd heeft in het rode kader, klik vervolgens op de groene knop "Opslaan":

2. Aandeelhouders

Via de groene knop kunt u "Een aandeelhouder toevoegen":

Van zodra de aandeelhouder geselecteerd is kunt u bepalen hoeveel aandelen deze bezit, klik vervolgens op de groene knop "Opslaan": 

3. Uiteindelijke begunstigden

Standaard worden de uitendelijke begunstigden automatisch berekend in fuctie van het aantal aandelen die ingesteld zijn via "Aandeelhouders".
Toch is het mogelijk deze manueel in te stellen indien u dit nodig acht:

4. Bezoldigingen:

Van zodra de taak "Bedrijfsvoorheffing" actief is voor een klant ziet u op betrokken klantenfiche "Bezoldigingen" verschijnen, waar u de mogelijkheid heeft dit in detail in te stellen per bestuurder.
Dit zal dan gebruikt worden om een vergelijking aan te gaan tussen deze bedragen en de bedragen uit betrokken Finprof-bestanden omtrent de bedrijfsvoorheffing. 

b) Antiwitwaswet

Van zodra bestuurders en aandeelhouders ingesteld zijn op de klantenfiche van een vennootschap, kunt u alle documenten genereren met oog op de kwaliteitstoetsing. 
Om deze te genereren, klik op de blauwe "+" die u de mogelijkheid geeft het document vooraf ingevuld te genereren op basis van een sjabloon. 

De eerste stap die de pop-up die dan verschijnt zijn alle elementen die FID-Manager automatisch gaat overnemen om deze aan te vullen in gewenste sjabloon van gevraagde document.
Klik op "Volgende" als dit u goed uitkomt.

Het document wordt dan vooraf ingevuld, en u kunt dan:
- Een handtekenprocedure starten (wordt verder uitlgelegd in de categorie "Documenten").
- Download het document in WORD-formaat, om er verder nog wijzigingen aan te verrichten.
- Download het document in PDF-formaat zodat dit digitaal ondertekend kan worden in de PDF-lezer, of afgedrukt worden om dit manueel te ondertekenen.


8. Archief (documenten, e-mails en klantformulieren)

a) Documenten

Gevalideerde documenten onder menuonderdeel "Documenten" worden geklasseerd op de klantenfiches per categorie, datum en type document:


1. Na het selecteren van een categorie documenten, onderscheidbaar met het gele mapje links van de benaming, "Wettelijk" bijvoorbeeld, ziet u alle documenten verschijnen aanwezig onder deze documentcategorie. 
2. De mogelijkheid om documentsjablonen vooraf ingevuld te genereren.
3. De mogelijkheid om aanwezige documenten te downloaden, identificatie hierrond te wijzigen, verwijderen of nog af te drukken. 

b) E-mails

Net zoals bij documenten, kunnen e-mails geklasseerd worden per categorie en chronologisch.
Zo wordt iedere uitgaande e-mail uit FID-Manager hier automatisch geklasseerd. 
Het is ook mogelijk belangrijke e-mails te klasseren in FID-Manager vanuit uw eigen mailbox.
Om dat te doen dient u deze door te sturen naar uw FID-Manager-e-mailadres (Zie "E-mail parameters")

c) Klantformulieren

Hier zijn de formulieren terug te vinden die de klant heeft aangevuld voor iedere periode:

9. Facturatie gelinkt aan de klant

Vanaf de klantenfiche, kunt u toegang krijgen tot het deel omtrent de facturatie van de klant. 

  1.  Toegang tot de facturatieparameters kan via het kader Facturatieparameters (rechts) of via het menu de menu facturatieparameters (beneden rechts).
  2. U kunt een kost/uitgave toevoegen bij een klant via de indien het over een niet-recurrente kost/uitgave gaat. 
    Het is hier ook mogelijk meteen een prestatie, een factuur of een creditnota te genereren voor een klant. 
  3. Te factureren geeft u een overzicht van alle elementen die nog te factureren zijn.
  4. Analyseren geeft de mogelijkheid een analyse te doen van gefactureerde/te factureren elementen. 
  5. Opvolging van facturen geeft u een overzicht van de facturatiegeschiedenis. 

a) Facturatieparameters

Het scherm verdeelt zich in 4 verschillende delen:

Algemene parameters

We gaan in detail de verschillende opties zien. 

  • Factureer een andere klant: wordt gebruikt om aan te geven dat prestaties worden gefactureerd aan een andere klantenfiche. 
    Voorbeeld: De prestaties van een bestuurder worden rechtstreeks gefactureerd aan die zijn vennootschap.
    Om de vermelde standaardwaarde te veranderen, moet referentie gedaan worden naar de naam van gewenste klantenfiche.


  • De facturatiemodus
  • Toegepaste factuurlay-out
  • Klantenreferentie: Dit is de referentie die zal worden gebruikt om uw verkoopfacturen in uw boekhoudsoftware te importeren. 
    In de meeste software is het de klantreferentie van de klant in uw boekhoudbestand. Bij import in UBL-formaat is dit facultatief. 
  • Kortingspercentage: Een vermindering toestaat op het bedrag van prestaties in regie. 
  • Tijdsmultiplicator: Vermenigvuldigt ingegeven tijd met gespecificeerde percentage
  • Administratieve kosten: Mogelijkheid om de waarde overschrijven die de facturatiemodus aangeeft.
  • Betalingstermijn: Mogelijkheid om de waarde overschrijven die de facturatiemodus aangeeft. Om de standaardwaarde te gebruiken, zet het vakje op leeg en sla op.
  • Facturatieadres 
  • Onderworpen aan btw: Geeft het BTW-nummer op de klantenfiche weer. 
    Als het een Europees btw-nummer is en u controleert het niet, dan zal de BTW in rekening worden gebracht in plaats van te worden verlegd.
  • BTW- en KBO-nummer: Afkomstig van het identificatiegedeelte op de klantenfiche. 
  • Facturatienota: Dit is een nota die tijdens de facturatie zal verschijnen. 
    Zo kunt u zich bepaalde bijzonderheden herinneren.

Recurrente forfaits

Het is nodig om het forfaitaire bedrag van een klant aan te geven, automatisch verschijnt het bedrag op jaarbasis.

Wanneer het bedrag werd toegevoegd, wordt dit als indexatie beschouwd, want voor het toevoegen van dat bedrag, werd de forfait geacht €0 te bedragen.

U kunt het facturatielabel en de frequentie van de forfait opheffen als de optie is ingeschakeld in de facturatiemodus. 
Om de facturatielabel terug te zetten, verwijdert de tekst en sla u op.


Recurrente kosten en uitgaven

U kunt uw kosten en uitgaven instellen met de gewenste instellingen.

        Kosten                                                                                                Uitgaven

 

Onze opzet is klaar:

b) Niet-recurrente kost/niet-recurrente uitgave/prestatie/factuur toevoegen

Via Klantenfiche > + (rode pijl)

U kunt:

  • Een niet-recurrente kost toevoegen.
  • Een niet-recurrente uitgave toevoegen.
  • Een prestatie toevoegen.
  • Een factuur genereren,
     U kunt de factuurparameters bepalen,
     Vervolgens kunt u één of meerdere kosten/uitgaven toevoegen door te klikken op toevoegen, uiteindelijk dient u dit enkel nog te valideren. 

  • Een creditnota genereren,
     U kunt de factuurparameters bepalen,
     Vervolgens kunt u één of meerdere kosten/uitgaven toevoegen door te klikken op toevoegen, Uiteindelijk dient u deze creditnota enkel nog te valideren.

  • Opgelet dat het bedrag positief moet zijn, wanneer u klikt op toevoegen, wordt automatisch een min toegepast voor iedere lijn.
     Dus wanneer u proactief een negatief bedrag vermeld zal er een foutmelding verschijnen om u te informeren dat dit uiteindelijk een factuur zal zijn, in plaats van een creditnota. 

c) Te factureren

Via Klantenfiche > Te factureren.
U vindt er alle te factureren prestaties, alle eenmalige kosten/uitgaven, de recurrente kosten/uitgaven voor de komende 30 dagen en de forfaitaire bedragen voor de komende 30 dagen.
U kunt filteren/sorteren op de verschillende zichtbare kolommen via de grijze knop Kolomlijst.

d) Analyseren

Via Klantenfiche > Analyseren.
In de klantenfiche hebt u de mogelijkheid om de gefactureerde/te factureren items te analyseren.

U kunt filteren/sorteren op de verschillende kolommen en het getoonde resultaat downloaden.
Als een prestatie nog niet gefactureerd is, kunt u op de icoon met 3 horizontale lijnen klikken om deze te bewerken, te verwijderen of nu te factureren.
Opgelet: het verwijderen van een prestatie verwijdert deze volledig uit de tijdroosters. 
Als u een prestatie niet wilt factureren, is het beter om deze te verwijderen in de fase waarin deze in een factuurvoorstel wordt aangeboden. 

Wanneer u meerdere prestatietypes selecteert, kunt u een facturatieproject beginnen voor de selectie. 

Even focussen op wat bovenaan verschijnt:

Bovenaan heeft u een tijdsbalk, deze verschijnt wanneer de normale modus geactiveerd is, u kunt een maand of een jaar selecteren. 
De blauwe kleur geeft aan dat er nog items moeten worden gefactureerd.
 De groene kleur geeft aan dat alles over deze periode gefactureerd is.
 Opgelet: de kleuren gelden voor alle categorieën samen (prestaties, forfaits, kosten en uitgaven).

Als u de gevorderde modus activeert, kunt u een begin- en eindmaand kiezen voor de weergave van de analyse.

Vervolgens kunt u een categorie aanduiden:

  • Prestaties in regie,
  • Forfaits/Voorschotten,
  • Kosten,
  • Uitgaven,
  • Omzet doet de som van verschillende elementen.

Voor de geselecteerde periode kunt u het forfaitaire verbruik van de klant analyseren. 
U kunt het percentage van het verbruik zien, het jaarlijkse bedrag, het gefactureerde bedrag, de simulatie in regie (= forfaitair verbruik), de afrekening en het verschil: de winst of het verlies.

Als u op de lijn van de forfait klikt, heeft u de mogelijkheid om meer informatie weer te geven.

U ziet de tabel verschijnen voor analyse van het verbruik. 
Laat ons de verschillende kolommen onder de loep nemen:

  1. De maanden waar forfaits of gelinkte prestaties aan gelinkt zijn.
  2. Forfait: Het forfaitaire bedrag voor deze période. Indien dit groen kleurt, is dit gefactureerd. 
  3. Regie: De prestaties die de forfait verbruiken.
  4. Afrekening: Indien een afrekening plaatsvindt.
  5. Verschil (=): Resultaat waarbij de forfait afgetrokken wordt van de prestaties in regie per periode. 
  6. Totaal: Het cumulatieve totaal is van het verschil tussen het forfaitaire bedrag en de prestaties.

Door op één van de blauwe bedragen te klikken, kunt u het verbruik van de forfait verder analyseren.

We zullen het nog over de afrekeningen hebben in het gedeelte Forfaitair verbruik.

e) Opvolging van facturen

Via Klantenfiche > Opvolging van facturen.
U kunt er alle facturen van de klant terugvinden.

Het is mogelijk één of meerdere facturen te selecteren en een actieknop te gebruiken: om de factuur in PDF te downloaden, in het boekhoudprogramma te importeren, per post te verzenden of de informatie in Excel te exporteren.

10. Klantenportaal

Twee zones:

1. Mogelijkheid om het gebruik van formulieren toe te staan of niet.
2. Volledige geschiedebis van verrichte acties door de klant op betrokken portaal.

11. Toegangscontrole tot de klantenfiche

Via hier kunnen de initële veiligheidsprofielen van medewerkers aangepast worden tegenover betrokken klantenfiche. 
Zo kunt u bijvoorbeeld bepalen dat iedereen, buiten uzelf uiteraard, geen toegang heeft tot uw eigen persoonlijke klantenfiche.

Veiligheidsprofielen zijn gebruiksprofielen met bepaalde inhoudelijke rechten afhankelijk van het toegepaste profiel.
Dit is raadpleeg- en aanpasbaar via de "Veiligheidsprofielen", toegankelijk via menuonderdeel "Meer".

12. De kennisgevingen

In het midden van de klantenfiche vindt u alle kennisgevingen terug voor betrokken klant: 


13. De gepersonaliseerde velden

De gepersonaliseerde velden zijn zones die de mogelijkheid bieden informatie van de klant in te stellen en weergeven, met tot doel zoekacties te vereenvoudigen en centraliseren. 
Standaard worden er reeds categorieën aangeboden, wat zowel structureel als inhoudelijk wijzigbaar is. 

1. Ga naar de gepersonaliseerde velden:

2. Twee mogelijkheden:

- Een veld toevoegen in een bestaande veldcategorie.
- Een nieuwe veldcategorie toevoegen waar u dan nieuwe velden in kunt toevoegen of bestaande in kunt slepen. 

3. Een nieuw veld toevoegen:

Wat u nodig heeft om een nieuw veld toe te voegen:
- Een naam.
- Een beschrijving.
- Een type veld kiezen uit een vooraf ingestelde selectie (rode kader).

4. Een nieuwe veldcategorie toevoegen:

Wat u nodig heeft om een nieuwe veldcategorie toe te voegen :
- Een naam.
- Een beschrijving.
- Een land.



Was dit artikel nuttig?