Afwezigheden

Inleiding

Er zijn 3 soorten prestaties in FID-Manager:

- Klantenprestaties: Met dit type prestatie kan de klant per uur worden gefactureerd als de prestatie in regie gefactureerd is of het forfait verbruiken indien forfaitaire klant.

- Interne prestaties: Dit zijn prestaties die deel uitmaken van uw werktijd en niet gerelateerd zijn aan een klant maar aan het kantoor.

- Afwezigheden: Dit zijn de uren dat u niet werkt, verlof, ziekte, enz. De verschillende soorten afwezigheden maken het mogelijk een onderscheid te maken tussen de verschillende behandelingen.

We zullen eerst de voorgestelde systeem afwezigheden bekijken, en daarna hoe u uw eigen afwezigheden kunt creëren en configureren:

Via Tijdroosters > Parameters > Afwezigheden

Systeem afwezigheden :

*V1 - Wettelijk jaarlijks verlof

Dit is de wettelijke verlof waarop u elk jaar recht hebt (afhankelijk van uw uurrooster). Voor een voltijdse medewerker in België: 20 dagen/jaar, in Luxemburg: 26 dagen/jaar.

*V2 - Vervangdag

Vervangdagen zijn verlofdagen die in een weekend vallen en die u terug kunt krijgen. Voorbeeld: Wapenstilstand zaterdag 11/11/2023 -> wordt op een andere datum teruggekregen.

Deze dagen worden automatisch berekend.

*V3 - Meer dan 38u/week - Inhaalrustdagen

Bij een overschrijding van een uurrooster van 38uur/week zijn de inhaalrustdagen de ADV-dagen (arbeidsduurvermindering).

Dit betekent dat als u een uurrooster van 39 uur/ week hebt, u automatisch 6 extra ADV-verlofdagen krijgt. Als het uurrooster 40 uur/week is, krijgt u dan 12 extra ADV-verlofdagen.

*V4 - Overuren - Inhaalrustdagen

In dit verloftype worden uw overuren automatisch berekend (indien geactiveerd).

Uw overwerkteller is dan automatisch geactiveerd.

*V5 - Ziekte

Hier worden uw ziektedagen aangegeven.

*V6 - Sociaal verlof

Dit verloftype is om uw sociale verlofdagen aan te geven. (klein verlet, ...)

Om de vele bestaande codes te vereenvoudigen, hebben wij er slechts één gemaakt. Je kunt natuurlijk nog meer codes aanmaken.

*V7 - Aanvraag verlof

Dit verloftype wordt alleen gebruikt als u wilt voorkomen dat medewerkers zelf het verloftype kiezen, dit is belangrijk om fouten in de loonfiche te voorkomen.

De medewerker die verlof wil, geeft dit aan via het type "*V7 - aanvraag om verlof", aan het einde van de maand zal de HR-verantwoordelijke de V7 moeten herindelen met de juiste codes ( *V1, *V2, *V3 of *V4).

Wij komen later terug op de werking van het verloftype V7 met verlofherindeling.

*V8 - Onbetaald verlof

Met dit type kunt u onbetaald verlof aanvragen en wij adviseren u dit te activeren.

Let wel op dat voor afwezigheden *V2 (automatische berekening van feestdagen die in een weekend vallen) en *V4 (automatische berekening van overuren) het ‘systeem afwezigheden’ moet worden gebruikt.

Afwezigheden instellen

Als u al afwezigheden hebt aangemaakt, kunt u het beste uw afwezigheden deactiveren en de door het systeem voorgestelde afwezigheden gebruiken om alle functies te kunnen gebruiken.

Sommige instellingen voor systeem afwezigheden kunnen niet worden gewijzigd en kunnen worden omgezet naar andere verloftypes.

De instelling van een afwezigheid bestaat uit 3 delen:

In het bovenste vak (1) is het mogelijk om het verlof te activeren/deactiveren. Als u een verloftype deactiveert, is het enige gevolg dat u deze niet meer kunt gebruiken, maar alle geschiedenis blijft beschikbaar.

In het middenste vak (2) kunt u de identificatiegegevens van het verlof aanpassen. Met Code kunt u een code toekennen om het verlof te identificeren en het ingeven van de tijd te vergemakkelijken. Een code kan slechts in één en dezelfde prestatie worden gebruikt (klanten, interne prestaties of verloven). Met Naam kunt u een naam toekennen om het verlof te identificeren en het ingeven van de tijd te vergemakkelijken. De Standaard interne nota bij het ingeven van een prestatie in de tijdroosters laat toe de interne nota vooraf in te vullen

In het onderste vak (3) kunt u de parameters van het verlof aanpassen. Er zijn 4 parameters:

• Type teller
• Beschrijving
• Vereist een goedkeuring
• Kan worden ingegeven door de medewerker

Het type teller: 

Er zijn 5 soorten tellers

1. Contractueel verlof dat jaarlijks kan worden overgedragen: Deze teller maakt het mogelijk om het verlof automatisch over te dragen. Dit betekent dat op 31/12, als het verlof niet op 0 staat, het resterende saldo automatisch wordt overgedragen naar het volgende jaar. Het is dan mogelijk om elk jaar aan elke medewerker een aantal verlofdagen toe te kennen.
2. Niet-overdraagbaar contractueel verlof: Deze teller stelt verlof voor dat jaarlijks is, het wordt niet overgedragen als het saldo aan het eind van het jaar niet 0 is. Het is dan mogelijk om elk jaar aan elke medewerker een aantal verlofdagen toe te kennen.
3. Ziekte: Deze teller wordt specifiek gebruikt voor ziektedagen.
4. Uitzonderlijk verlof/afwezigheid: Deze teller wordt gebruikt voor sociale afwezigheden (bv. zwangerschapsverlof, onbetaald verlof, kleine werkloosheid...).
5. Geen teller: Er is geen teller. We kunnen geen saldo zien van de gebruikte of resterende afwezigheden.

De beschrijving verschijnt bij het ingeven van verlof in paintingmode of het voegen van tijd in een blauw vak.

Vereist goedkeuring Hier kunt u een van de twee goedkeuringsmodi selecteren (moet worden goedgekeurd (1) of moet worden toegewezen(2)) of deze optie uitschakelen (3).

Goedkeuring en hertoewijzing worden gedaan door de medewerker die het recht heeft de uurroosters te vergrendelen.

In beide gevallen kan de beheerder zien dat een actie vereist is via het kalendericoon (1) of via de gearceerde verlofdagen (2).

Een goedkeuring geeft aan of een verlof is wel of niet goedgekeurd; indien niet goedgekeurd wordt deze verwijderd. Dit kan individueel of in groepsverband zijn.

De hertoewijzing maakt het mogelijk om een verlof van het type *V7-Aanvraag verlof te herindelen in de juiste afwezigheid. Hertoewijzing toont goedkeuring. Dit kan individueel of in groepsverband zijn.

Kan door de medewerker worden ingegeven stelt medewerkers in staat niet in te geven op bepaalde verlofdagen. Dit zal voornamelijk worden gebruikt in combinatie met de optie moet opnieuw worden toegewezen.

Als nodig is, kunt u naar wens uw eigen verloftypes creëren.

Twee aandachtspunten:

Wij adviseren u om gebruik te maken van de systeemprestaties om de functionaliteiten te kunnen gebruiken.

Zoek het evenwicht tussen vereenvoudiging en precisie. Creëer niet te veel verloven om het begrip voor alle medewerkers te vereenvoudigen, maar genoeg om het werk van de HR-verantwoordelijke te vergemakkelijken.

Door op de knop Toevoegen te klikken, kunt u uw verloftype met de gewenste teller aanmaken.

Voor verloven met contractuele verloftellers kunt u vanuit dit scherm de per medewerker toegekende verloven per verloftype controleren.

Praktisch voorbeeld:

Ik wil het verlof van mijn medewerkers goedkeuren, maar ze willen zelf hun verloven kiezen (optie: goedkeuring activering)

Voor verloven met tellers zijn de volgende parameters nodig:

Voor ziekteverlof of andere types zijn de volgende parameters nodig:

U kunt dan het verlof van medewerkers goedkeuren via het jaaroverzicht.

Mijn medewerkers geven aan dat ze verlof opnemen en ik wijs ze toe aan het juiste verloftype.

De *V7 aanvraag verlof moet worden geactiveerd.

Klik op activeren (1), het is dan noodzakelijk om elk verloftype correct te configureren, ook al is er een instellingsvoorstel gedaan.

Alle verloven die van het ziektetype zijn of verloven die geen goedkeuring vereisen kunnen door de medewerker worden ingevoerd, de andere kunnen niet worden gebruikt.

Het doel van deze instelling is dat medewerkers de verschillende verloftypes niet kunnen selecteren, maar wel hun verlofsaldi te zien krijgen, u kunt op elk moment of elke maand bij het vergrendelen van de uren het verlof onder de juiste verloftype opnieuw toewijzen en de verlofteller wordt vervolgens bijgewerkt.

De meest optimale configuratie is als volgt:

Hierdoor kunnen uw medewerkers hun verlof aanvragen via *V7 Aanvraag verlof, maar ze zullen nog steeds ziekteverlof (*V5) en sociaal verlof (*V6) kunnen invoeren.