La fiche client
  • 16 Nov 2021
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Vue d'ensemble:

Il existe plusieurs zones dans la fiche client sur FID-Manager:

1. Nom du client et relations

Dans le coin supérieur gauche de votre écran, vous retrouverez le nom de votre client, ainsi que toutes les autres fiches clients qui y sont liées.

Ces dernières seront appelées: "Relations".

Vous pouvez alors depuis la fiche client d'une société vous rendre, par exemple, sur une fiche client d'un dirigeant et vice-versa. 

2. Tâches

a) Ajouter une tâche depuis la fiche client

1. Cliquer sur le "+" et sélectionner la tâche à activer:

2. Paramétrer la tâche et enregistrer:

b) Suivi des tâches du client et paramètres

Lorsque vous cliquez sur l'une des tâches déjà activées sur la fiche client, il vous est possible:

1. D'avoir un aperçu du suivi de la tâche sélectionnée:

2. Modifier les paramètres de la tâche déjà active.

3. Informations sur le client et notes

Cette zone est séparée en deux parties:

1. La possibilité de cliquer sur les champs et modifier les informations qui y sont renseignées.
2. Un encart vous permettant d'y intégrer des notes visibles par tous les utilisateurs.

Attention: le numéro de TVA à encoder dépend du pays dans lequel est situé le siège d'exploitation !
Je veux modifier l'adresse postale du siège d'exploitation : Lien


4. Coordonnées du client

a) Ajouter et configurer les adresses e-mails

b) Ajouter une adresse



5. Paramètres de facturation

1. Sélection de client à facturer (il est possible de facturer un client à un autre client).
2. Sélection du mode de facturation et attribution du montant forfaitaire. 
3. Choix du format (template) de facturation.
4. Voir les paramètres de facturation complets

6. Liens directs

Ces liens vous redirigent directement sur le site sélectionné et plus précisément sur la page du client concerné.

a) Exemple: BCE


7. Organisation et LAB

a) Organisation

1. Mandataires:

Ajouter un nouveau mandataire via le bouton vert.

Une fois le mandataire sélectionné depuis le cadre rouge, cliquez sur "enregistrer".


2. Actionnaires:

Ajouter un nouvel actionnaire depuis le bouton vert.

Une fois l'actionnaire sélectionné, vous pouvez déterminer son nombre de parts et enfin cliquer sur "enregistrer".


3. Bénéficiaires effectifs:

Par défaut, les bénéficiares effectifs sont identifiés automatiquement en fonction du nombre de parts renseignées dans l'onglet "Actionnaires".

Il vous est cependant possible de les identifier manuellement par d'autres moyens:


4. Rémunérations:

Pour chacun des dirigeants, vous avez la possibilité de renseigner les salaires de façon détaillée.
Ceux-ci pourront être utilisés pour effectuer la comparaison entre ces montants et les montants se trouvant dans le fichier de précompte professionnel.

b) Loi anti-blanchiment

A partir du moment où les dirigeants et actionnaires sont renseignés pour une société, vous pouvez générer tous les documents nécessaires à la revue qualité.
Pour ce faire, cliquer sur le "+" bleu qui vous permet de générer le document sur base d'un modèle.


Un premier écran vous propose tous les éléments que FID-Manager va pouvoir compléter automatiquement dans le document demandé.
Cliquez sur "Suivant" si cela vous convient.


Le document est alors pré-complété et vous pouvez soit:
- Démarrer une procédure de signature (expliqué dans la catégorie "Documents").
- Télécharger le document en WORD pour y apporter quelques modifications.
- Télécharger le document en PDF afin de le signer numériquement ou encore l'imprimer pour le signer manuscritement.



8. Archives (documents, e-mails et formulaires)

a) Documents

Les documents validés dans l'onglet "Documents" sont classés sur les fiches clients par catégorie, date et type de document:

1. Après avoir sélectionné le dossier "Légal", vous pouvez alors cliquer sur un document qui s'affichera sur votre droite.
2. La possibilité de générer des modèles de documents éventuellement pré-complétés.
3. La possibilité de télécharger, éditer, supprimer ou encore imprimer le document sélectionné.

b) Courriels

Tout comme les documents, chaque e-mail envoyé depuis FID-Manager sera classé par catégorie et chronologiquement sur la fiche client.
Il est également possible de classer des e-mails importants de votre propre boîte e-mail sur FID-Manager. Il vous suffit de transférer ces e-mails sur l'adresse e-mail de votre FID-Manager (Voir "Paramètres de courriels").


c) Formulaires clients

Nous retrouvons dans cette partie tous les formulaires qui ont été complétés par le client pour chaque période:


9. Facturation liée au client

A partir de la fiche, vous pouvez accéder à la partie facturation concernant le client.

  1.  L’accès aux paramètres de facturation se fait via le cadre paramètres de facturation (à droite) ou via le menu paramètres de facturation (en bas à gauche)
  2. Vous pouvez ajouter des frais/débours à un client via le + s’il s’agit d’un frais/débours non récurrent. Également possibilité de générer une feuille de temps, une facture ou une note de crédit pour un client.
  3. A facturer vous donne un aperçu des éléments encore à facturer
  4. Analyser vous permet d’analyser les éléments facturés/à facturer
  5. Suivi des factures vous affiche l’historique des factures pour le client

     

a) Paramètres de facturation

L’écran se divise en 4 parties :

Les paramètres généraux

Passons en détails les différentes options:

  • Facturer à un autre client : permet d’indiquer que les prestations sont facturées à une autre fiche client.
         Exemple : Les prestations d’un administrateur sont facturées à la société.
     
  • Pour effacer la valeur par défaut, il faut indiquer le nom de la fiche client en question.
  • Le mode de facturation
  • Format de facture par défaut
  • N° Log.Compt. : Il s’agit de la référence qui servira pour l’import de vos factures de ventes dans votre logiciel comptable. Dans la plupart des logiciels il s’agit de la référence client du client dans votre dossier comptable.
  • Pourcentage de réduction : permet de donner une réduction sur le montant des prestations en régie qui apparait
  • Multiplicateur de durée : Multiplie la durée encodée par le pourcentage indiqué
  • Coûts administratifs : possibilité de surcharger la valeur qui a été indiquée au niveau des modes de facturation.
  • Délai de paiement : possibilité de surcharger la valeur qui a été indiquée au niveau des modes de facturation. Pour utiliser la valeur par défaut, mettez la case à vide et enregistrez.
  • Adresse de facturation
  • Assujetti à la TVA : affiche le N° de TVA sur la fiche client. S’il s’agit d’un numéro de TVA européen et que vous ne cochez pas oui de la tva sera comptabilisée au lieu d’avoir de l’autoliquidation.
  • N° BCE et N° de TVA : proviennent de la partie identification sur la fiche client
  • Note de facturation : il s’agit d’une note qui apparaîtra durant la facturation. Cela vous permet de vous rappeler de certaines spécificités.

Forfaits récurrents

Il est nécessaire d’indiquer le montant forfaitaire d’un client, automatiquement le montant annualisé apparaît.

Lors de l’ajout du montant, il s’agit d’une indexation car avant qu’il y ait un montant le forfait était considéré à 0 €.

Vous pouvez surcharger le label de facturation et la fréquence du forfait si l’option est activée dans les modes de facturation. Pour remettre le label par défaut, il suffit d’effacer le texte et d’enregistrer.

Frais et Débours récurrents

Vous pouvez paramétrer votre frais avec les paramètres souhaités.

Vous pouvez paramétrer votre débours avec les paramètres souhaités.


  Frais       Débours

Notre paramétrage est fait :

b) Ajout frais/débours/feuille de temps.facture/note de crédit

Via Fiche client+ (flèche rouge)

Vous pouvez :

  • Ajouter un frais non récurrent
  • Ajouter un débours non récurrent
  • Ajouter une feuille de temps
  • Générer une facture
     Vous pouvez indiquer les paramètres de facture
     ensuite ajouter le(s) frais/débours et en cliquant sur ajouter votre projet de facturation celui-ci est généré, il n’y a plus qu’à valider la facture.

  • Générer une note de crédit
     Vous pouvez indiquer les paramètres de facture
     ensuite ajouter le(s) frais/débours et en cliquant sur ajouter votre projet de facturation est généré, il n’y a plus qu’à valider la note de crédit.

     

Attention que le montant doit être positif, lorsque vous cliquez sur ajouter, le système ajoutera un "-" devant chaque ligne avec un montant.

 Donc si vous indiquez un montant négatif un message d’erreur apparaît afin de vous avertir qu’il s’agira d’une facture.

 

 

c) A facturer

Via la Fiche client > A facturer

Vous retrouvez toutes les prestations en régie qu’il reste à facturer, tous les frais/débours non récurrents, les frais/débours récurrents pour les 30 jours à venir et les montants forfaitaires pour les 30 jours à venir.

Vous pouvez filtrer/trier sur les différentes colonnes visibles.

d) Analyser

Via Fiche client > Analyser

Sur la fiche du client, vous avez la possibilité d’analyser les éléments facturés/à facturer.

 

Vous pouvez filtrer/trier sur les différentes colonnes, télécharger le résultat affiché.
 Si une prestation n’est pas encore facturée, vous avez la possibilité de cliquer sur les 3 barres horizontales afin de l’éditer, la supprimer ou la facturer maintenant.

Attention Le bouton supprimer, supprimera définitivement la prestation de la feuille de temps du collaborateur. Si vous souhaitez ne pas la facturer, au moment de facturer la prestation Vous pouvez la supprimer

Si vous sélectionnez plusieurs prestations, vous pouvez démarrer un projet de facturation pour la sélection.

Revenons à l’en-tête de l’écran :

Tout au-dessus vous avez une barre du temps, celle-ci apparaît quand le mode normal est activé (vous pouvez sélectionner un mois ou une année). La couleur bleue indique qu’il y a encore des éléments à facturer. Le vert indique que tout sur cette période est facturé. Attention que les couleurs sont toutes catégories confondues (régie, forfait, frais et débours)

Si vous activez le mode avancé, vous pouvez alors choisir un mois de départ et de fin pour l’affichage de l’analyse.

Ensuite vous pouvez sélectionner une catégorie :

  • Prestations en régie
  • Forfaits/Acomptes
  • Frais
  • Débours
  • Chiffres d’affaires vous affiche les 4 catégories confondues.

Pour la période sélectionnée, vous pouvez analyser la consommation du forfait du client. Vous y retrouvez le pourcentage de consommation, le montant annuel, le montant facturé, la simulation régie (=consommation du forfait), le décompte et le gain/la perte.

Si vous cliquez sur la ligne du forfait, vous avez la possibilité d’afficher plus d’informations.

Vous retrouvez le tableau pour l’analyse de la consommation. Passons en détail les différentes colonnes :

  1. Les mois auxquels un forfait ou des prestations sont liés
  2. Forfaitaire : Le montant du forfait pour cette période. S’il est en vert, cela signifie qu’il est facturé.
  3. En régie : Les prestations qui consomment le forfait
  4. Décompte : Si un décompte a eu lieu
  5. Différence (=) : c’est le montant forfaitaire moins les prestations en régie par période
  6. Total : c’est le total cumulé de la différence entre le montant forfaitaire et les prestations.

En cliquant sur un des montants en bleu, vous pouvez analyser plus en profondeur la consommation du forfait.

Nous parlerons des décomptes dans la partie consommation des forfaits.

 

 

e) Suivi des factures

Via la Fiche client > Suivi des factures

Vous retrouvez l’ensemble des factures du client.

Il est possible de sélectionner une ou plusieurs factures et d’utiliser un bouton action : 

Pour télécharger la facture en PDF, pour import dans le logiciel comptable, pour renvoyer par e-mail ou extraire les informations sur Excel.

10. Portail client

Deux zones:

1. Possibilité d'autoriser l'utilisation de formulaires ou non.
2. Historique complet des actions du client sur son portail.

11. Contrôle d'accès à la fiche client

Depuis cette zone, vous allez pouvoir limiter l'accès de vos collaborateurs à cette fiche client.

Les paramètres à attribuer dépendront alors des "profils de sécurité" établis que vous retrouverez dans la catégorie "Plus".

12. Les notifications

Au milieu de la fiche client, vous retrouvez toutes les notifications en rapport avec le client concerné:


13. Les champs personnalisés

Les champs personnalisés sont des zones qui vous permettent de rassembler l'information client à un seul et même endroit, le but étant de faciliter vos recherches en centralisant toutes ces informations.
Des catégories déjà existantes vous sont proposées par défaut. Cependant, vous avez la possibilité de personnaliser cela.

Voir l'article concernant les champs personnalisés.



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