Comment programmer un courriel?

Qu’il s’agisse d’un PV d’AG à signer et à envoyer à la date d’AG ou d’un mail rédigé à 22 heures qui ne doit partir que le lendemain à 8 heures, nous vous expliquons, dans cet article, comment programmer/planifier un e-mail à envoyer plus tard au client.

Il existe deux méthodes pour programmer des mails :

• Manuelle
• Préprogrammée

Méthode manuelle

Lors de la génération du mail vous pouvez programmer le moment de l’envoi :

Si le mail est déjà généré, donc en attente de validation, vous pouvez en programmer l’envoi.

Pour retrouver un mail en attente de validation, il y a deux possibilités :

• Le mail est lié à une étape dans une tâche et vous pouvez voir une enveloppe

Bleu si une adresse e-mail est présente, orange si l’adresse e-mail est manquante et verte si le mail est déjà programmé.

• Vous pouvez le voir via l’écran “Courriels en attente de validation”

Via Communication > Courriels en attente de validation (1)

Dans l’ordre suivant, sélectionnez :

• Le portefeuille (2)
• La catégorie (3)
• La période (4) 

Vous pouvez ensuite Editer un ou plusieurs courriels

Ne cliquez pas sur Immédiatement (pour un envoi immédiat du courriel) mais sélectionnez Programmer (1) et le moment de l’envoi souhaité (2).

Attention le mail s’envoie toujours dans un délai compris entre 1 et 60 minutes. Si vous sélectionnez 16:00 le mail s’enverra entre 16:00 et 16:59.

Pour les mails de demande de signatures, il est nécessaire de cliquer Placer en attente de validation afin de pouvoir programmer l’envoi :

Méthode préprogrammée

Lorsque vous indiquez que le mail doit en standard être programmé à une date ultérieure, vous avez recours à la méthode préprogrammée. 

Vous pourrez alors envoyer le mail au moment programmé, (1) l’envoyer immédiatement (2) ou Editer afin de le programmer manuellement. (3)

Prenons un exemple concret.

Les propositions d’acomptes TVA sont facultatives, ces mails sont proposés automatiquement avec une programmation.
 le 1er mail pour le 10 du mois qui suit le dépôt de la déclaration TVA et le 2ème pour 10 du 2ème mois qui suit le dépôt de la déclaration TVA.

Pour les TVA du 1er trimestre, la date de référence sera le 31 mars.

L’envoi doit donc se produire le 10 mai.

Comment configurer

Voir l’article dédié :

 https://fid-manager.document360.io/docs/parametres-des-courriels#5-param%C3%A8tres-d%E2%80%99envoi