Comment retrouver les lettres de mission qui ne sont plus à jour ?

Comment retrouver les lettres de mission qui ne sont plus à jour ?

Introduction

Ces dernières années, nous avons connu beaucoup de nouveautés/changements législatifs (RGPD, UBO, responsabilité pro.,…) qui ont impacté les lettres de mission précédemment signées par vos clients.

Le nombre croissant des obligations imposées aux professionnels du chiffre n’est pas de nature à infléchir la tendance.

En définitive, ne devrait-on pas signer chaque année une lettre de mission mise à jour ?

Vous pensez probablement que c’est beaucoup de boulot. 

Pas du tout ! 

Une lettre de mission standardisée combinée avec une fiche client bien configurée permet en un instant de générer une lettre de mission actualisée et prête à être envoyée. 

Dans ce mini-manuel, nous allons vous montrer comment classer et retrouver les lettres de mission afin de gérer au mieux leur renouvellement. 

Cette explication est valide pour la lettre de mission mais aussi pour tout type de document lié à un champ pour lequel l’affichage de contrôle a été activé.

Cet article vient compléter les articles :

• Générer et envoyer la LM pour signature
• Modifier un modèle de document 

Gestion des lettres de mission

En standard, vous retrouvez un champ « lettre de mission » dans la catégorie anti-blanchiment au niveau de la fiche du client.

Afin de contrôler ce champ au niveau du cabinet, accédez aux affichages de contrôle via le menu tâches.

L’ensemble des clients pour la catégorie sélectionnée apparait à l’écran, vous pouvez filtrer au niveau de la colonne souhaitée.

Les tris et filtres vous permettent de retrouver l’information souhaitée plus facilement.

1. Le tri de manière croissant permet d’afficher la lettre de mission la plus ancienne au-dessus. Il est alors facile de retrouver les clients qui n’ont pas de lettre de mission à jour.
    Si la date d’expiration est activée sur le type de document, vous pouvez également trier sur cette donnée.
   
   
2. Vous pouvez filtrer pour afficher tous les champs en erreur, ce qui signifie que le document est manquant ou n’est plus valide.
    Le “pas nécessaire” signifie que le champ n’est pas nécessaire pour ce client.
    
3. Vous pouvez filtrer pour afficher tous les documents en cours de signature.
    
4. Il est possible de filtrer en fonction de la date de référence du document pour n’afficher que ceux à partir de ou jusqu’à une date spécifique

Le cabinet qui souhaite faire resigner ces lettres de missions tous les ans peut fonctionner via cette méthode ou alors activer la date d’expiration sur le type de document pour indiquer jusque quand le document est valide.

Une fois que vous avez compris comment fonctionnent les tris et filtres, vous pouvez effectuer les actions nécessaires sur les clients identifiés.