Comment mettre en place la facturation multi-forfait?

Introduction 

Ce guide explique comment mettre en place la facturation avec du multi-forfait. 

L’explication se fera au travers d’un exemple rencontré dans un cabinet luxembourgeois. 

Encodage des prestations 

Les collaborateurs encodent leur temps en fonction d’une liste de prestations. 

Exemple: 

• Encodage des achats 
• Encodage des ventes 
• Encodage des financiers 
• Encodage des opérations diverses 
• Nettoyage des comptes 
• Vérification de la TVA 
• Dépôt de la TVA 
• Préparation du bilan 
• Revue du bilan 
• RDV client pour le bilan 
• Compliance : KYC 
• Préparation modèle 500 
• Revue modèle 500 
• Dépôt modèle 500

Facturation par type de client 

La facturation varie selon le profil du client, la nature des prestations et leur fréquence. 

Ces scénarios illustrent la répartition des factures sur une année, en différenciant : 

• Prestations récurrentes : facturées mensuellement ou trimestriellement. 
• Prestations ponctuelles : facturées annuellement. 

Voici des exemples de comment on facture des (groupes de) clients 

Société ABC 

Factures récurrentes : 

• 12 factures pour la comptabilité (mensuel) 
• 4 factures pour le dépôt TVA (trimestriel) 
• 12 factures pour la Plateforme client (ex. Sagecloud Demat) 
• Factures ponctuelles : 
• 1 facture pour les comptes annuels 
• 1 facture pour la mise à jour du dossier juridique 
• 1 facture pour le de dépôt des comptes annuels 
• 1 facture pour le modèle 500 

 Société DEF 

Factures récurrentes : 

• 12 factures pour la comptabilité + TVA (mensuel) 
• 12 factures pour l’utilisation de la plateforme client (Par exemple : sagecloud demat)  
• 1 facture pour les comptes annuels  
• 1 facture pour la mise à jour du dossier juridique  
• 1 facture pour les frais de dépôt des comptes annuels  
• 1 facture pour le modèle 500  

Société GHI 

Factures récurrentes : 

• 4 factures pour la comptabilité + TVA (trimestrielles 
• 12 factures pour l’utilisation de la plateforme client (Par exemple : sagecloud demat)  
• 1 facture pour les comptes annuels + modèle 500 
• 1 facture pour la mise à jour du dossier juridique  
• 1 facture pour les frais de dépôt des comptes annuels  

Comment mettre ses exemples en pratique 

Pour la société ABC  

1. Comptabilité : facture forfaitaire mensuelle  

Le client paie un forfait , il n'est pas facturé au temps presté il sera facturé au forfait, l’encodage du temps permettra de comparer le forfait avec le temps réellement presté.

Le forfait sera consommé si on encode du temps sur ces  :  

• Encodage des achats  
• Encodage des ventes  
• Encodage des financiers  
• Encodage des opérations diverses  
• Nettoyage des comptes  

2. Dépôt TVA : Facture forfaitaire trimestriel   

Le client paie un forfait , il n'est pas facturé au temps presté il sera facturé au forfait, l’encodage du temps permettra de comparer le forfait avec le temps réellement presté.

Le forfait sera consommé si on encode du temps sur ces  :  

• Vérification de la TVA  
• Dépôt de la TVA

3. Comptes annuels : Facture forfaitaire annuelle  

Le client paie un forfait , il n'est pas facturé au temps presté il sera facturé au forfait, l’encodage du temps permettra de comparer le forfait avec le temps réellement presté.

Le forfait sera consommé si on encode du temps sur ces  :  

• Préparation du bilan  
• Revue du bilan  
• RDV client pour le bilan  

4. MAJ dossier juridique : Facture forfaitaire annuelle  

Le client paie un forfait , il n'est pas facturé au temps presté il sera facturé au forfait, l’encodage du temps permettra de comparer le forfait avec le temps réellement presté. Le forfait sera consommé si on encode du temps sur ces  :  

• Compliance : KYC

5. Frais de dépôt des comptes annuels : Facture annuelle pour les frais  

La facturation annuelle est une refacturation du coût, avec/sans marge -> on ne lie pas de temps presté à cette facturation.  

6. 12 factures pour l’utilisation de la plateforme client (Par exemple : sagecloud demat)  

La facturation mensuelle est une refacturation du coût, avec/sans marge -> on ne lie pas de temps presté à cette facturation.  

7. Facture annuel pour le modèle 500  

Le client paie un forfait , il n'est pas facturé au temps presté il sera facturé au forfait, l’encodage du temps permettra de comparer le forfait avec le temps réellement presté. Le forfait sera consommé si on encode du temps sur ces  :  

• Préparation modèle 500  
• Revue modèle 500  
• Dépôt modèle 500

8. 12 factures pour l’utilisation de la plateforme client (Par exemple : sagecloud demat) 

La facturation mensuelle est une refacturation du coût, avec/sans marge -> on ne lie pas de temps presté à cette facturation.  

Résultat de la mise en place dans FID-Manager :  

On aura un mode de facturation composé de 5 forfaits et dans les autres tarifs on aura 2 frais  

Il faudra ensuite pour chacun des forfaits, lier les prestations correspondantes au forfait.

Nous conseillons de ne pas lier une prestation à deux forfaits. 

Au niveau de la configuration du client, on obtiendra ce résultat :  

Il est important de se poser la question de savoir si des heures doivent se rattacher à la ligne de facturation : 

• si oui forfait 
• sinon frais

Récurrent ou non récurrent ? 

Inclus ou toujours facturé en régie