Domiciliations

Introduction

La fonctionnalité des domiciliations permet de faire signer un mandat à vos clients pour prélever le montant des factures via le dépôt d’un fichier XML à la banque qui permettra l’automatisation du prélèvement ainsi que la création automatique des nouveaux mandats.

Retrouvez plus d’informations dans notre article :

Pourquoi opter pour la domiciliation de vos factures? | Logiciel de gestion de fiduciaire - FID-Manager

 Ce module va permettre de :

• Gérer la partie administrative des domiciliations (FID-Manager)
• Générer le fichier XML : (Logiciel de comptabilité)
  1. Pour la création des mandats
  2. Pour l’encaissement de vos factures

Dans ce manuel nous présenterons la connexion des domiciliations entre FID-Manager et WinAuditor. Il n’est pas nécessaire d’être client WinAuditor pour profiter des domiciliations.

Pour rappel, tous clients FID-Manager ont droit d’avoir leur dossier fiduciaire gratuitement à vie dans WinAuditor.

Mise en place

Prérequis et exclusions

• Avoir un numéro d’ICS délivré par votre banque,
• Par entité juridique, vous ne pouvez activer qu’un seul mandat de domiciliation.
• Il est uniquement possible de faire des domiciliations avec l’entité principale du client. C’est à dire en fonction du format de facture indiqué sur la fiche client.
• Il n’est pas possible de domicilier les notes de crédit
• La génération du fichier à déposer à la banque se fait via le logiciel de comptabilité : Un SDK (Starter Development Kit) est disponible pour votre éditeur de logiciel de comptabilité.
• Un seul type de mandat, soit du B2B ou du Core
  
  

Configuration de votre dossier comptable

Pour ceux qui utilisent WinAuditor il est nécessaire de configurer le dossier comptable de votre fiduciaire dans WinAuditor. Les informations de configuration seront automatiquement poussées vers FID-Manager.

Pour les autres, passez directement au point suivant : Configuration de l’entité juridique

Via Paramètres (2) > Gestion des paiements (3)

Une fois dans le menu, vous pouvez ajouter votre ICS (= identifiant créancier SEPA). (1)

Compléter :

1. Via Ajouter une ligne : ICS
2. Votre ICS
3. La banque à laquelle le N° d’ICS est lié
4. Le type de domiciliation B2B ou B2C
5. Le journal d’OD pour les écritures d’apurement des factures domiciliés. Idéalement un journal dédié (par ex. DOM – Domiciliations prélèvements)
6. Le compte général d'encaissement (par ex. 400001 – DOMICILIATIONS PRELEVEMENTS)
7. Vous pouvez ensuite Enregistrer

Configuration de l’entité juridique

Le numéro d’ICS est automatiquement complété pour ceux qui utilisent WinAuditor.

Si vous utilisez un autre logiciel, vous pouvez indiquer votre numéro d’ICS et ensuite sélectionner le type de domiciliation.

Maintenant que vous avez un N° d’ICS de complété, un message d’erreur apparaît pour vous indiquer que vous n’avez pas de format de facture pour les domiciliations.

Vous pouvez alors dupliquer le format de facture souhaité en format domicilié (3)

Il est obligatoire de mentionner certaines mentions sur la facture si celle-ci est domiciliée.

Vous pouvez utiliser le texte standard proposé en le copiant (2), il est encore possible de le modifier.

Voici le texte standard que nous proposons, celui-ci peut être adapté, avec les 4 tags suivants qui sont nécessaires afin d’éviter le message d’erreur.

Le montant de [[total_to_pay]] € sera prélevé le premier jour ouvrable après le [[due_date]] par le biais d'un prélèvement SEPA.

SEPA créancier ID [[entity_sepa_creditor_identification]]

Numéro de référence unique [[sepa_mandate_identification]]

Intégrer le texte copié dans le format de facture :

Configuration des tags dans les mails

Les tags afin de proposer la domiciliation sont intégrés en standard dans 2 modèles de courriels mais vous pouvez les intégrer dans d’autres mails.

Attention à vérifier que les modèles de courriel soient actifs.

FAC – Envoi des factures par courriel

Le texte apparaîtra uniquement si vous avez complété un N° ICS et que le client n’a pas de domiciliation activée. (Attention nécessaire d’utiliser le HTML standard de FID-Manager)

Voici la phrase standard avec les tags :

if(SEPA_MANDATE_READY_BUT_NOT_USED){Vous souhaitez simplifier votre gestion administrative ? Optez pour la domiciliation de nos factures via ce lien : [[SEPA_MANDATE_SETUP_LINK]].}

Ce tag peut être utilisé dans tous les modèles de mails et également dans votre signature.

Vous pouvez inclure le tag dans un tag conditionnel if(SEPA_MANDATE_READY_BUT_NOT_USED){ XXXX }

Ce qui permettra de faire apparaître le contenu de ce qu’il y a entre les accolades.

Le contenu s’affiche uniquement :

• Le client n’a pas la domiciliation active
• Si un numéro d’ICS est remplit
• Si l’entité juridique à au moins un format de facture domicilié dans la langue du client
• Si le type de document "Administratif – Mandat de domiciliation bancaire” est activé ainsi que le modèle de document lié.
• La procédure de signature "Mandat de domiciliation bancaire” est activée
• Si toutes les factures dans l’email sont avec un format domicilié

Il existe également un 3ème tag qui permet d’afficher un texte uniquement si la domiciliation est active sur un client.

if(SEPA_MANDATE_USED){ xxxxxx}

Si vous utilisez le tag dans le mail de facturation, il ne fonctionnera que si toutes les factures pour le client concerné dans le courriel sont avec un format domicilié.

FAC – Proposition de domiciliation bancaire

Ce mail permet de proposer à tous vos clients la possibilité de domicilier le paiement de vos factures.

Configuration des tags dans les modèles de documents

 Nous vous conseillons d’utiliser les modèles système car dans ceux-ci tous les tags nécessaires sont intégrés. Dans le cas où vous souhaitez utiliser votre propre modèle, n’oubliez pas d’y intégrer tous les tags obligatoires. Vous pouvez les retrouver dans le modèle de document système.

Attention qu’il ne faut qu’un modèle de document actif par pays. Vous pouvez retrouver les tags pour les domiciliations SEPA via le bouton aide au cas où vous souhaitez garder/adapter un modèle.

Configuration de la procédure de signature

 Via Documents > Procédure de signature

Il est nécessaire d'activer la vérification de la procédure de signature “ Mandat de domiciliation bancaire”.

Activation d'une domiciliation pour un client

Le flux se passe en diverses étapes :

• Demander au client de compléter son IBAN pour générer le mandat de domiciliation
• Faire signer le document par le client
• Facturer
• Comptabiliser ses factures dans votre dossier comptable
• Générer et déposer le fichier XML à la banque

Envoi du mandat de domiciliation aux clients

Dans notre explication, nous utiliserons le mail “proposition de domiciliation bancaire”.

Via Clients > Voir tous les clients

Filtrez sur la colonne Facturation (1) pour afficher les clients non domiciliés (2).

Vous pouvez effectuer d’autres filtres afin de n’afficher que les clients facturés.

Si vous le désirez, vous pouvez enregistrer le filtre mais ce n’est pas nécessaire (3).

 Via le bouton Actions (1) > Envoyer des courriels

En 3 étapes, vous pouvez ensuite préparer vos courriels :

1. Sélectionnez le modèle : FAC – Proposition de domiciliation bancaire (voir flèche rouge)
2. Vous pourrez effectuer un filtre supplémentaire sur les filtres déjà effectués
3. Génération du mail et envoi.

Dans l’étape 3 ; vous pouvez :

1. Prévisualiser et adapter le texte
2. Par langue (apparaît uniquement si plusieurs langues)
3. Envoi immédiat ou programmation
4. Envoyer ou préparer les mails.

Remplir les informations pour générer le mandat

Lorsque le client clique sur le lien reçu, il complète les informations nécessaires pour signer le mandat.

1. Compte à débiter - IBAN

Le client saisit son IBAN. Si le système peut en déduire le BIC, il le complète automatiquement; sinon, le client doit l'indiquer lui-même.

Si vous avez complété le champ personnalisé Compte(s) bancaire(s) standard sur la fiche du client, le compte en banque sera automatiquement initialisé

Le formulaire proposera alors de sélectionner un des comptes existants. S'il n’y a qu’un IBAN, automatiquement le système présélectionnera l’IBAN. Le client pourra toujours le modifier.

2. Signataire(s) du mandat

Le système demande de sélectionner la/les personne(s) qui doivent signer le mandat. (En fonction des mandataires qui ont pouvoir de signature)

S'il n’y a qu’un mandataire dans la société, il présélectionne automatiquement le mandataire.

3. Enregistrer

A l’enregistrement du questionnaire, le document est automatiquement généré et envoyé pour signature au(x) signataire(s) sélectionné(s).

FID-Manager attribuera automatiquement un numéro de référence unique de mandat. La structure de cette séquence sera DOM1, DOM2,…

Attention dans certains cas le lien pourrait ne pas fonctionner suite à une mauvaise configuration de la fiche client/de votre environnement :

Raisons principales :

• Pas de mandataires indiqués dans la fiche client
• Type de document désactivé
• Pas de modèle de document actif pour le type de document des domiciliations

Signer le mandat de domiciliation

Le client reçoit un mail afin de signer le document.

Tant que le client n’a pas signé, les paramètres de facturations apparaîtront comme cela :

Une fois la domiciliation en place :

• Le format de facture est automatiquement basculé vers un format domicilié
• L’information est indiquée en vert au niveau des paramètres de facturation

Suivi des domiciliations

Via Clients > Voir tous les clients

Un filtre standard existe afin de vous montrer tous les mandats domiciliation qui ne sont pas en ordre.

Vous pouvez aussi filtrer sur la colonne Facturation :

Vous retrouvez également l’ensemble des mandats de domiciliation envoyés pour signature dans le suivi des documents à signer dans la catégorie Administratif.

Facturation des domiciliations

Le fonctionnement de la facturation reste identique. Si la facture est domiciliée,  elle aura un format de facture domiciliée.

Attention, il n’est pas possible de domicilier une note de crédit.

Comment gérer les domiciliations dans le logiciel de comptabilité (WinAuditor Only)

Une fois vos factures importées dans le logiciel de comptabilité, vous pouvez alors générer le fichier de paiement à déposer à votre banque.

Afin de travailler de la manière la plus standard et ouverte possible, nous avons intégré les données de domiciliation dans l’UBL qui devient une norme internationale avec PEPPOL.

Ce qui signifie que grâce à l’UBL il est possible pour le logiciel de comptabilité de :

1. Récupérer toutes les informations du mandat dans le fichier UBL
2. Générer le fichier à déposer à la banque pour effectuer le prélèvement

3. Générer automatiquement une OD pour apurer les domiciliations

4. Le mandat est automatiquement créé dans votre banque

Le fichier généré par WinAuditor permet de créer automatiquement les mandats.

Pour ceux dont le logiciel de comptabilité ne gérerait pas encore la fonctionnalité voici une documentation technique pour votre éditeur :

direct-debit-others

FAQ

J’ai déjà des mandats signés, comment les configurer

Ce mode est uniquement conseillé dans le cadre où vous avez déjà des mandats en place ET que vous ne souhaitez pas les refaire signer.

Via les paramètres de facturation (1) du client, indiquez la référence unique de son mandat de domiciliation.

Vous pouvez ensuite compléter les autres informations :

1. La preuve du mandat de domiciliation ne s’affichera pas dans cet écran. Uniquement celle générée à partir de FID-Manager sera visible. Vous pouvez la retrouver dans le dossier permanent
2. La date de signature de la domiciliation
3. L’IBAN du client (s’initialise automatiquement si le champ personnalisé est complété)
4. Le BIC s’initialise automatiquement sur base de l’IBAN

Comment supprimer/refaire signer une domiciliation ?

 En cas de changement de compte ou pour toute autre raison nécessitant une nouvelle signature de la domiciliation, une nouvelle demande devra être effectuée.

Il est nécessaire de supprimer les documents et de relancer la procédure. Automatiquement un nouveau numéro de mandat unique sera généré.

Si la domiciliation est toujours active mais vous ne souhaitez plus domicilier les factures, vous pouvez simplement changer le format de facture du client.

Je ne souhaite pas utiliser le code unique généré automatiquement par FID-Manager, comment faire ?

 Vous devez générer manuellement le document. Le client ne peut pas compléter le formulaire en ligne car le code unique se générera automatiquement.

Vous pouvez générer le document soit via la tâche "Acceptation client et ouverture de dossier" ou via le champ "Mandat de domiciliation bancaire".

Si le champ n'est pas activé, via Clients > Paramètres > Champs personnalisés (1)

Sélectionnez le champ "Mandat de domiciliation bancaire" et vérifiez que le champ et la catégorie soit activés (3)

A la génération du document, vous pourrez forcer le code unique:

Fonctionnement de la référence unique

La référence unique à une structure très simple DOM# (DOM1,DOM2,...).

A chaque fois que vous cliquez sur le bouton générer le document, la référence unique est considérée comme utilisée. Même si vous ne finalisez pas la génération.

Le compteur de la référence unique augmente de 1, même si vous ne finalisez pas la génération du document.

Documentation

Domiciliations | Febelfin