Suivi onboarding client PEPPOL

Introduction

Le processus d'onboarding PEPPOL a pour but de vérifier si vos clients sont correctement inscrits sur le réseau PEPPOL, ce qui leur permet d'envoyer et de recevoir des factures électroniques de manière sécurisée et conforme aux normes internationales.

Pour faciliter cette transition vers la facturation électronique via PEPPOL, nous proposons un suivi simplifié de l’état PEPPOL de vos clients.

Présentation du suivi PEPPOL

Nous avons créé une nouvelle catégorie ‘PEPPOL’ constituée de 5 champs personnalisés vous permettant de suivre l'onboarding de vos clients.

Vous retrouvez le suivi :

• De manière individuelle au niveau de la fiche client

• De manière global au niveau des affichages de contrôle.

Nous vous proposons un suivi standard, qu’il est possible d’adapter. 

Passons en revue les champs standards.

1. Enregistré sur PEPPOL

Ce champ indique sur quel point d’accès de réception (factures d’achats) est enregistré le client. Il se met à jour automatiquement chaque nuit.

2. Logiciel pour la réception PEPPOL

Un menu déroulant vous propose une liste de logiciels provenant d’un site officiel, il est possible d’adapter cette liste (ajout ou suppression)

3. Logiciel pour l’envoi via PEPPOL

Ce champ fonctionne de la même manière que le précédent, mais il concerne les logiciels utilisés pour l’envoi des factures via PEPPOL.

4. « PEPPOL ready » ?

Dans ce champ, vous pouvez indiquer si votre client est prêt à utiliser PEPPOL (oui ou non) (1). Vous pouvez également (r)envoyer le mail informatif au client (2).

5. Commentaire(s)

Ce champ permet de noter des informations supplémentaires.

Comment faire le suivi PEPPOL des clients ?

Informer les clients

Un mail standard vous est proposé pour informer vos clients , vous pouvez envoyer ce mail via Clients > Voir tous les clients

Filtrer les clients à qui vous voulez envoyer le mail (par exemple toutes les personnes avec un N° de BCE, un N° de TVA, assujetti à la TVA,…)

Une fois les filtres appliqués vous pouvez cliquer sur Actions (1) et Envoyer des courriels (2).

Sélectionnez le modèle de courriel à envoyer et procédez à l'envoi à tous les clients sélectionnés.

Vous pouvez adapter le mail Via Communication > Paramètres des courriels > PEPPOL

Est-ce que le client est « PEPPOL ready » ?

Depuis la fiche client ou de l’affichage de contrôle, vous avez la possibilité de compléter et de suivre l’état d’avancement de l’enregistrement sur le réseau PEPPOL.

Compléter les champs en masse

La plupart de vos clients seront inscrits via la solution que vous aurez choisie en interne.
Afin d’éviter de devoir indiquer cette plateforme pour l’ensemble des clients, il est maintenant possible de définir une valeur pour une sélection de clients en masse.

Via Clients > Voir tous les clients

Pour la sélection (1), cliquez sur Editer (2).

Vous pourrez ainsi, par exemple, modifier le champ "logiciel de réception PEPPOL" pour tous les clients sélectionnés.

Il est uniquement possible de modifier des champs qui sont visibles dans la vue voir tous les clients. Pour activer une catégorie de champs personnalisés.

Via Clients > Paramètres > Champs personnalisés

Pour la catégorie souhaitée, ouvrez le paramétrage et activez l’option Afficher dans l’écran « Voir tous les clients ».

Tous les champs ne sont pas modifiables en masse (champs multi-valeurs, liés à un document,…)

Paramétrer les champs personnalisés

Il est possible d’adapter le suivi proposé à votre manière de travailler. Voici les articles pour ajouter/modifier un champ personnalisé :

Les champs personnalisés