Ajouter du temps

1. Différentes manières d’ajouter du temps

Il existe plusieurs manières d’ouvrir la fenêtre d’encodage pour le temps :

1. Raccourci clavier F2
     
2. Via Feuilles de temps > Ajouter
     
3. Via Feuilles de temps > Démarrer le Chronomètre ou F4 :
    Lorsque vous activez/désactivez le chronomètre, le logiciel enregistre l’heure de début et quand vous le réactivez il enregistre l’heure de fin. Vous pouvez ensuite retrouver le temps à encoder via le menu Feuilles de temps en orange.
   
    
4. Proposition de feuille de temps : Lorsque vous cochez une étape comme fait, une proposition de feuille de temps apparaît.
    (Option à configurer dans les paramètres des tâches sur l’étape souhaitée)
    Via l’encodage en tableur :
   
5. Via l’encodage en calendrier :
   
6. Ouvrir immédiatement la feuille de temps : Lorsque vous modifiez le statut d’une étape dans les tâches, le pop-up pour encoder son temps apparaît
    (Option à configurer dans les paramètres des tâches sur l’étape souhaitée)
   

Ps : il est également possible d’utiliser l’option « facturation automatique » mais le temps n’apparaît pas dans la feuille de temps donc nous en reparlerons dans la partie facturation. 

2. L’encodage

L’encodage du temps se fait via la pop-up d’encodage du temps. Celle-ci est composée de 2 colonnes :

1. Affichage (cadre jaune)
2. Encodage (cade bleu)

Attention que le visuel peut différer en fonction des droits du collaborateur. Vous pouvez adapter les profils de sécurité via Plus > Profils de sécurité

Au niveau de l’affichage, vous retrouvez :

1. La possibilité de bouger la fenêtre
2. Vous retrouvez le jour où la prestation va s’ajouter, vous pouvez naviguer grâce aux flèches bleues
3. Vous avez la possibilité de coller la prestation à la dernière pré-enregistrée
4. Les deux lignes permettent d’augmenter/de diminuer le temps encodé en les tirant.
5. Lorsque vous tirez vos heures vous pouvez choisir par multiple de combien.
6. Affichage calendrier (icône de gauche) ou liste (icône de droite)
   
   CALENDRIER                                                                     LISTE

1. Empêcher les collisions : L’alerte apparaît si des heures se superposent. si vous désactivez l’option, vous ne verrez plus d’alerte quand des heures se superposent. Le point de menu apparaît uniquement s’il y a une collision.

Important : Le paramétrage utilisé s’enregistre automatiquement pour la prochaine fois que vous allez encoder du temps. C’est-à-dire que si vous utilisez le mode liste et que vous enregistrez, la prochaine fois que vous encoderez du temps, le mode liste sera automatiquement retenu.  

Pour la partie encodage :

1. Collaborateur sur qui le temps sera ajouté/modifié.
    (Uniquement visible si vous avez les droits)
2. Sélectionner le type de prestation : Prestations clients / Internes / Congés ou absences
3. Le client (si vous sélectionnez un type de prestation interne ou de congé, le champ n’apparaît pas.
4. Le type de prestation (vous pouvez pré-sélectionner une prestation par défaut via Mes paramètres)
5. Détail de facture (annexe) : Permet d’indiquer ce qui a été fait. Si vous donnez le détail du temps au client, cela sera visible avec la facture. (= annexe à la facture)
6. Date : le moment de prestation
7. Temps presté est automatiquement calculé par rapport à la date. Mais vous pouvez via le « - » et le « + » adapter ce temps. Si vous cochez temps presté, vous pouvez compléter manuellement une durée au lieu d’indiquer une heure de fin.
8. Temps à facturer : permet de différencier le temps réellement presté par rapport au temps facturé. Pour l’adapter, cliquez sur le cadenas (Uniquement visible si vous avez les droits)
9. Note interne : sera visible au moment de facturer mais ne sera pas visible sur la facture
10. Calcul : vous pouvez voir ce qui sera facturé au client
     (Uniquement visible si vous avez les droits)
11. Multiples clients : L’activation de cette option permet de sélectionner plusieurs clients et il répartira automatiquement le temps total sur chaque client de manière équitable.
     Exemple : j’encode 1H d’administratif sur 3 clients, chaque client se verra attribuer 20min dans la feuille de temps.
12. Vous retrouvez les temps précédents que vous avez encodés sur le client sélectionné