Absences

Introduction

Il existe dans FID-Manager 3 type de prestations :

- Prestations clients : ce type de prestation permettra de facturer le client à l’heure si la prestation est en régie ou de consommer le forfait s’il s’agit d’un client forfaitaire.

- Prestations internes : Il s’agit de prestation qui font partie de votre temps de travail qui ne sont pas liées à un client mais au bureau.

- Absences : Ce sont les heures où vous ne travaillez pas, congés, maladies, etc. Les différents types d’absences permettent de distinguer la différence de traitement de l’une à l’autre.

Nous passerons tout d’abord en revue les absences systèmes proposées et terminons ensuite par comment créer et configurer ses propres absences :

Via Feuilles de temps > Paramètres > Absences

Les absences systèmes :

*V1 - Congé légal annuel

Il s’agit ici des congés légaux que vous avez droit chaque année (en fonction de votre horaire de travail). Pour un temps plein en Belgique : 20 jours/an, au Luxembourg : 26 jours/an

*V2 - Jour de remplacement

Les jours de remplacement sont les jours fériés qui tombent pendant le week-end et que vous pouvez récupérer. Exemple : L’armistice samedi 11/11/2023 -> on le récupère à une autre date.

Ces jours sont automatiquement calculés.

*V3 - Dépassement 38h/sem. - Repos compensatoires

Les repos compensatoires dans le cadre d’un dépassement d’un horaire 38h/semaine sont les RTT (réduction du temps de travail).

C’est à dire que si vous avez un horaire de travail de 39h/semaine vous avez automatiquement 6 jours de congés RTT supplémentaires. Si l’horaire est de 40h/semaine alors 12 jours.

*V4 - Heures supplémentaires - Repos compensatoires

Nous avons ici l’absence qui calcule automatiquement vos heures supplémentaires (si activé).

Cela alimentera votre compteur d’heures supplémentaires automatiquement.

*V5 - Maladie

Ce type d’absence sera pour indiquer vos jours de maladie.

*V6 - Congés sociaux

Ce type d’absence sera pour indiquer vos jours de congés sociaux. (petit chômage, …)

Afin de simplifier les nombreux codes qui existent nous en avons créé un seul. Vous pouvez bien sûr en créer d’autres.

*V7 - Demande de congé(s)

Ce type d’absence est uniquement utilisé si vous empêchez les collaborateurs de choisir le type de congés qu’ils prennent afin d’éviter des erreurs dans vos fiches de salaire.

Le collaborateur qui veut un congé, l’indique via le type “*V7 – demande de congé(s)”, en fin de mois le responsable RH devra reclasser les V7 sur les bons codes ( *V1, *V2, *V3 ou *V4).

Nous reviendrons plus loin sur le fonctionnement du type de congé V7 avec réassignation des congés.

*V8 - Congés sans solde

Ce type permet de demander des congés sans solde, nous vous conseillons de l’activer.

Attention que pour les absences *V2 (calcul automatique des jours fériés tombant un week-end) et *V4 (calcul automatique des heures supplémentaires) il est nécessaire d’utiliser les absences systèmes.

Paramétrage des absences

Si vous aviez déjà créé des absences, la meilleure solution afin de profiter de toutes les fonctionnalités est de désactiver vos absences et d’utiliser celles proposées par le système.

Certains paramétrages pour les absences systèmes ne sont pas modifiables et transposables sur d’autres types d’absences.

Le paramétrage d’une absence se divise en 3 parties :

En haut il est possible d’Activer/désactiver (1). Si vous désactiver une absence, la seule conséquence est que vous ne pourrez plus l’utiliser mais tout l’historique reste consultable.

Dans le cadre suivant (2) vous pouvez adapter les informations d’identification de l’absence. Le Code permet d’attribuer un code à l’absence pour l’identifier et faciliter l’encodage du temps. Un code n’est utilisable que dans une seule et unique prestation (clients, internes ou absences). Le Nom permet d’attribuer un nom à l’absence pour l’identifier et faciliter l’encodage du temps. La Note interne par défaut à l'encodage dans les feuilles de temps permet de préremplir la note interne à l’encodage

Dans le dernier cadre (3) nous retrouvons le paramétrage de l’absence, 4 points de paramétrage :

• Type de compteur
• Description
• Nécessite une approbation
• Peut être encodé par le collaborateur

Le type de compteur : 

Il y a 5 types de compteurs

1. Congé contractuel reportable annuellement : Ce compteur permet d’avoir des congés qui automatiquement peuvent être reporté. C’est à dire qu’au 31/12 si les congés ne sont pas à 0 ; le solde restant sera automatiquement reporté à l’année suivante. Il sera possible d’attribuer un nombre de congé à chaque collaborateur reproposé chaque année.
2. Congé contractuel non reportable : Ce compteur propose des congés qui sont annuels, ils ne seront pas reportés si le solde n’est pas à 0 en fin d‘année. Il sera possible d’attribuer un nombre de congé à chaque collaborateur reproposé chaque année.
3. Maladie : Ce compteur sera spécifique pour les jours de maladie
4. Congé/absence exceptionnel(le) : Ce compteur est utilisé pour des absences de type social (exemple : congé maternité, congé sans solde, petit chômage...)
5. Pas de compteur : Il n’y a pas de compteur. On ne pourra pas voir de solde d’absences utilisées ou restante.

La description apparaîtra au moment où vous encoder des congés en mode peinture ou ajout de temps dans un cadre bleu.

Nécessite une approbation : Vous avez ici la possibilité de sélectionner l’un des deux modes d’approbation (doit être approuvé (1) ou doit être réassigné(2)) ou de désactiver cette option (3).

L’approbation et la réassignation auront lieu par le collaborateur qui a le droit de verrouiller les feuilles de temps.

Dans un cas comme dans l’autre le responsable pourra via l’icône du calendrier ou par les congés qui sont hachurés voir qu’une action est nécessaire.

L’approbation permet d’indiquer si une absence est approuvée, si elle n’est pas approuvée celle-ci sera supprimée. Ceci peut se faire de manière individuelle ou groupée.

La réassignation permet de reclasser une absence qui est sur *V7 – Demande de congé(s) sur la bonne absence. La réassignation fait preuve d’approbation. Ceci peut se faire de manière individuelle ou groupée.

Peut être encodé par le collaborateur permet de faire en sorte que les collaborateurs ne puissent pas encoder sur certains congés, sera principalement utilisé en combinaison avec l’option doit être réassigner.

Si nécessaire, vous pouvez créer des types d’absence à souhait.

Deux points d’attention :

Nous vous conseillons d’utiliser les prestations systèmes afin de profiter des fonctionnalités liées à ces absences systèmes.

Trouver l’équilibre entre simplification et précision. Ne créer pas trop d’absences afin de simplifier la compréhension pour l’ensemble des collaborateurs mais suffisamment que pour ça faciliter le travail du responsable RH.

En cliquant sur le bouton Ajouter, vous pouvez créer votre type d’absence avec le compteur souhaité.

Pour les congés avec des compteurs de congés contractuels, vous pourrez à partir de cet écran contrôler par type d’absence les congés accordés par collaborateur.

Cas pratique

Je veux approuver les congés de mes collaborateurs mais ils choisissent les absences à prendre eux-mêmes (option : activation de l’approbation)

Pour les absences avec des compteurs voici le paramétrage à effectuer

Pour les absences de type maladie ou autres, voici le paramétrage à effectuer

Il vous sera alors possible d’approuver les congés des collaborateurs via la vue annuelle.

Mes collaborateurs indiquent qu’ils prennent congé et je réassigne sur le bon type d’absence

Le congé *V7 – Demande de congé(s) doit être activé.

Pour cela, cliquez sur activer (1), il est alors nécessaire de configurer chaque type d’absence correctement même si une proposition de paramétrage est faite.

Toutes les absences qui sont de types maladies ou absences qui ne nécessitent pas d’approbation peuvent être encodé par le collaborateur, les autres ne pourront pas être utiliser.

Le but de ce paramétrage est que les collaborateurs ne pourront pas sélectionner les différents types d’absences mais ils auront bien leurs soldes de congés qui apparaît, vous pourrez à tout moment réassigner les congés sous le bon type d’absence ou chaque mois lorsque vous verrouillez les heures, vous réassignerez les congés sous le bon type d’absence et le compteur de congé sera mis à jour.

Voici la configuration la plus optimale :

Cela permettra à vos collaborateurs de demander leurs congés via le congé *V7 mais ils pourront toujours encoder les maladies (*V5) et les congés sociaux (*V6).