Démarrer une procédure de signature
  • 23 Nov 2022
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Démarrer une procédure de signature

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Introduction

Le principe du module de signature est double :

1. Permettre de contrôler le statut de la signature d’un document : vous pouvez charger les documents dans FID-Manager et indiquer s’ils sont signés ou non. Vous pouvez donc charger une lettre de mission non signée et l’indiquer comme non signé donc il n’y a plus qu’à la faire signer par le client.

2. Permettre l’envoi des documents à signer : vous pouvez envoyer un lien au client pour qu’il vous renvoie plus facilement les documents à signer.

Démarrer une procédure de signature

Il y a deux manières pour démarrer une procédure de signature :

  • Pas de modification nécessaire, le document généré par FID-Manager peut être directement envoyé au(x) signataire(s).
  • Il est nécessaire d’adapter le document dans Word et ensuite on peut l’envoyer au(x) signataire(s).

Le document généré par FID-Manager n’a pas besoin d’être modifié

A la génération d’un document (Via la fiche client, les archives ou les tâches) si ce document est lié à une procédure de signature, vous pouvez démarrer la procédure de signature.

1. Le cadre rouge présélectionne automatiquement les mandataires avec pouvoir de signature (clients).

2. Le cadre vert présélectionne automatiquement les signataires de la fiduciaire.

3. Le cadre orange présélectionne automatiquement les modes de signatures autorisés par le client. Veuillez noter que :

    • Dans le cas où les deux méthodes de signatures (signature via navigateur internet et signature avancée) sont autorisées, la / les méthodes de signature via navigateur internet seront présélectionnées.
    • Les deux méthodes de signatures (signature via navigateur internet et signature qualifiée) sont incomptables entre-elles.
    • Une fois démarrée il n’est plus possible de modifier le mode de signature sélectionné.

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A. Signature via navigateur internet :

1. Signature dessinée à l’écran : Permet de signer directement le document dans son navigateur internet en traçant sa signature à l’aide de la souris ou d’un pavé tactile.

2. Signature via saisie clavier : Permet de créer une signature en saisissant son nom à l’aide du clavier.

3. Signature via image : Permet d’importer une image scannée de sa signature

Attention, le mode de signature via navigateur internet est uniquement disponible pour les documents générés à partir de FID-Manager.

B. Signature qualifiée :

1. Signature manuscrite : (téléchargement du PDF, impression et signature)

2. Signature électronique (téléchargement du PDF, ouverture du fichier dans un lecteur PDF qui permet de signer et signature via carte d’identité électronique belge).

Attention les zones de signature électronique sont uniquement créées quand le document est généré en PDF à partir de FID-Manager

Selon la procédure attachée au document, le cadre rouge ou vert peut disparaître. Si par exemple c’est un document à signer uniquement par le client ou uniquement par la fiduciaire.

Cliquez sur Démarrer une procédure de signature.

La procédure est démarrée, ce qui signifie que le document a été enregistré avec le statut démarré (ce qui signifie que personne n’a encore signé le document) dans les archives.

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Vous pouvez ensuite, si vous le désirez, envoyer le document à signer par mail au client. Envoyer par email immédiatement permet d’envoyer le mail à la première personne qui doit signer.

Ps :Dans le cas où il y a 3 signataires externes et un signataire pour la fiduciaire, le mail est envoyé à la première personne et n’est envoyé à la suivante que quand le document est signé par la première personne. Le but est d’éviter d’avoir plusieurs copies avec une seule signature.

Si vous ne souhaitez pas l’envoyer, vous pouvez Télécharger le document (uniquement disponible pour les méthodes de signature avancée) ou simplement cliquer sur Fermer.

Document à modifier ou avec une provenance hors FID-Manager

Lorsque vous avez une lettre de mission à modifier ou un autre document pour lequel vous souhaitez faire le suivi des signatures, vous pouvez le charger dans FID-Manager.

Générer le document à partir de FID-Manager et faites les modifications nécessaires, sauvegardez le document en PDF et chargez-le.

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Cliquez sur F3 (ou Via Documents > Importer des fichiers)

Si le document est muni d’un code QR, il sera automatiquement reconnu autrement indiquez le type, la date et le client (+ date d’expiration si nécessaire).

Vous ne pouvez valider le document car il doit y avoir une procédure de signature.
Cliquez sur indéfini.

Démarrez la procédure de signature pour « Nom du client ».

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Vous pouvez démarrer la procédure de signature.

Le cadre rouge présélectionne automatiquement les mandataires avec pouvoir de signature (clients).

Le cadre vert présélectionne automatiquement les signataires de la fiduciaire.

Le cadre orange présélectionne automatiquement les modes de signature autorisés par le client :

  • Signature manuscrite (téléchargement du PDF, impression et signature)
  • Signature électronique (téléchargement du PDF, ouverture du fichier dans un lecteur PDF qui permet de signer et signature via carte d’identité)
    Attention les zones de signature électronique sont uniquement créées quand le document est généré en PDF à partir de FID-Manager.

Il n’est pas possible d’utiliser les méthodes de signature via navigateur internet lorsque la procédure de signature n’est pas démarrée au moment de la génération du document.

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Indiquez par signataire si c’est signé/non signé.

Vous remarquerez dans le cadre rouge le statut de la procédure de signature.

Terminez par Fermer.

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Cliquez sur Valider le document.

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Vous pouvez maintenant envoyer le document à signer à partir de la fiche du client.

Cliquez sur le statut de la procédure de signature (cadre rouge) et envoyez.

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Signature du client

Signature via navigateur internet

Lorsque le client doit signer, il reçoit un lien personnel par mail.

Il n’est pas nécessaire que le portail client soit activé. (Il n’y a pas de lien entre le portail client et les signatures)

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Lorsque le client clique sur le lien il arrive sur une page d’accueil où il doit choisir sa méthode de signature :

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1. Dessiner à l’écran : Le client pourra alors tracer sa signature à l’aide de la souris ou d’un pavé tactile dans la zone prévue à cet effet.

2. Saisie au clavier : Le client sera invité introduire son nom à l’aide du clavier pour générer une signatture.

3. Charger une image :Le client sera invité à sélectionner un fichier image contenant sa signature

Une fois signé, il suffit de cliquer sur Valider la signature, un message de confirmation apparait et le document est automatiquement renvoyé à la fiduciaire.

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Signature avancée

Le client vient sur place

Via la fiche client, cliquez sur le statut de la procédure de signature

Cliquez sur le bouton Télécharger (1), vous pouvez ensuite imprimer le document et le faire signer.

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Envoi de l’invitation pour signature

Lorsque le client doit signer, il reçoit un lien personnel par mail.

Il n’est pas nécessaire que le portail client soit activé.
(Il n’y a pas de lien entre le portail client et les signatures)

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Lorsque le client clique sur le lien il arrive sur une page d’accueil où il doit choisir sa méthode de signature :

  • Manuellement
  • Sur ordinateur (Electroniquement via Adobe reader)

Vous pouvez obliger le client à utiliser une des deux manières lors du démarrage de la procédure.

1. Signer manuellement

Le client clique sur Signer manuellement.

Le client voit le document apparaître ainsi que les 4 étapes à suivre :

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Le client doit :

  1. Cliquer sur Imprimer : le document se télécharge, il faut ensuite l’imprimer.
  2. Le client signe le document imprimé.
  3. Le client scanne le document signé
  4. Cliquez sur Charger le document signé : Sélectionnez le document scanné afin de le charger.

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Une fois le document chargé il se retrouve dans les documents en attente de validation.

Le client voit ce message apparaître à l’écran :

2. Signer via votre logiciel de PDF

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Le client voit le document apparaître ainsi que les 3 étapes pour signer :

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Le client doit :

  1. Cliquer sur Télécharger : le document se télécharge.
  2. Cliquer sur Signer électroniquement : Une page d’aide s’ouvre afin de vous expliquer comment ouvrir le document avec Adobe reader et signer le document
  3. Cliquez sur Charger le document signé : Sélectionnez le document signé.
    Attention : FID-Manager n’acceptera que les documents signés électroniquement avec le numéro national de la personne concernée.

Comment signer un document avec une carte d’identité :

Insérez votre carte d’identité dans le lecteur.

Ouvrez le document dans votre lecteur de PDF (dans notre cas : Adobe acrobat reader).

Cliquez sur la zone bleue en dessous de votre nom (1).

Un pop-up s’ouvrira où vous pourrez sélectionner votre carte d’identité (1). Ensuite, cliquez sur continuer (2), cliquez sur signer (3) enregistrez le document et introduisez votre code pin.

Cliquez sur Charger le document signé (1) et sélectionnez le document que vous venez de signer (2) pour le recharger dans FID-Manager.

Une fois le document chargé il se retrouve dans les documents en attente de validation.

Le client voit alors ce message apparaître à l’écran :

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Réception du/des document(s) signé(s) par le client

Une fois que le client a renvoyé le document signé, celui-ci se retrouve dans les documents en attente de validation.

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Vous pouvez cliquer sur Indéfini afin de vérifier l’état d’avancement des signatures.

  • S’il s’agit d’une signature « signature via navigateur internet », tout est automatiquement coché. Vous pouvez ensuite Fermer et Valider le document.

  • S’il s’agit d’une signature électronique tout est automatiquement pré-coché sur base du numéro d’identification (numéro national). Vous pouvez ensuite fermer et valider.

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  • S’il s’agit d’un document signé manuellement. La partie signature sera en indéfini.
    Cliquez sur Indéfini.

Vous pouvez ensuite indiquer manuellement qui a signé et qui n’a pas encore signé.

Pour terminer, cliquez sur fermer et valider le document.

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Une fois le document validé, si d’autres clients doivent signer, le mail est automatiquement envoyé au signataire suivant.


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