Démarrer une procédure de signature
  • 12 Nov 2021
  • 5 Minutes à lire
  • Sombre
    Lumière
  • PDF

Démarrer une procédure de signature

  • Sombre
    Lumière
  • PDF

Le principe du module de signature est double :

Permettre de contrôler le statut de la signature d’un document : vous pouvez charger les documents dans FID-Manager et indiquer s'ils sont signés ou non. Vous pouvez donc charger une lettre de mission non signée et l’indiquer comme non signée donc il n’y a plus qu’à la faire signer par le client.

Permettre l’envoi des documents à signer : vous pouvez envoyer un lien au client pour qu’il vous renvoie plus facilement les documents à signer.

Démarrer une procédure de signature

Il y a deux manières pour démarrer une procédure de signature :

Pas de modification nécessaire, le document généré par FID-Manager peut être directement envoyé au(x) signataire(s).

Il est nécessaire d’adapter le document dans Word et ensuite on veut l’envoyer au(x) signataire(s).

Le document généré par FID-Manager n’a pas besoin d’être modifié

A la génération d’un document (Via la fiche client, les archives ou les tâches) si ce document est lié à une procédure de signature, vous pouvez démarrer la procédure de signature.

Le cadre rouge présélectionne automatiquement les mandataires avec pouvoir de signature (clients).

Le cadre vert présélectionne automatiquement les signataires de la fiduciaire.

Le cadre jaune présélectionne automatiquement les modes de signatures autorisés par le client :

Signature manuscrite (téléchargement du PDF, impression et signature)

Signature électronique (téléchargement du PDF, ouverture du fichier dans un lecteur PDF qui permet de signer et signature via carte d’identité)

Attention les zones de signature électronique sont uniquement créées quand le document est généré en PDF à partir de FID-Manager

 

Selon la procédure attachée au document, le cadre rouge ou vert peut disparaître.

 

Cliquez sur Démarrer une procédure de signature.

La procédure est démarrée, ce qui signifie que le document a été enregistré avec le statut non signé dans les archives.

 

Vous pouvez ensuite, si vous le désirez, envoyer le document à signer par mail au client. Envoyer par e-mail immédiatement permet d’envoyer le mail à la première personne qui doit signer.

Ps :Dans le cas où il y a 3 signataires externes et un signataire pour la fiduciaire, le mail est envoyé à la première personne et n’est envoyé à la suivante que quand le document est signé par la première personne. Le but est d’éviter d’avoir plusieurs copies avec une seule signature.

Si vous ne souhaitez pas l’envoyer, vous pouvez Télécharger le document ou simplement cliquer sur Fermer.

Document à modifier ou avec une provenance hors FID-Manager

Lorsque vous avez une lettre de mission à modifier ou un autre document pour lequel vous souhaitez faire le suivi des signatures, vous pouvez le charger dans FID-Manager.

Générer le document à partir de FID-Manager et faites les modifications nécessaires, sauvegardez le document en PDF et chargez-le.

Cliquez sur F3 (ou Via Documents > Importer des fichiers)

Si le document est muni d’un QRcode, il sera automatiquement reconnu autrement indiquez le type, la date et le client (+ date d’expiration si nécessaire).

 

Cliquez ensuite sur indéfini.

 

Démarrez la procédure de signature pour « Nom du client ».

Vous pouvez démarrer la procédure de signature.

 

Le cadre rouge présélectionne automatiquement les mandataires avec pouvoir de signature (clients).

Le cadre vert présélectionne automatiquement les signataires de la fiduciaire.

Le cadre jaune présélectionne automatiquement les modes de signature autorisés par le client :

  • Signature manuscrite (téléchargement du PDF, impression et signature)
  • Signature électronique (téléchargement du PDF, ouverture du fichier dans un lecteur PDF qui permet de signer et signature via carte d’identité)

Attention les zones de signature électronique sont uniquement créées quand le document est généré en PDF à partir de FID-Manager.

 

 

Indiquez par signataire si c’est signé/non signé.

 

Vous remarquerez dans le cadre rouge le statut de la procédure de signature.

Terminez par Fermer.

Cliquez sur Valider le document.

 

Vous pouvez maintenant envoyer le document à signer à partir de la fiche du client.

Cliquez sur le statut de la procédure de signature (cadre rouge) et envoyez.

 

Signature du client

Le client vient sur place

Via la fiche client, cliquez sur le statut de la procédure de signature

Cliquez sur le bouton Télécharger, vous pouvez ensuite imprimer le document et le faire signer.

 

Envoi de l’invitation pour signature

 Lorsque le client doit signer, il reçoit un lien personnel par mail.

Il n’est pas nécessaire que le portail client soit activé.
 
(Il n’y a pas de lien entre le portail client et les signatures)

Lorsque le client clique sur le lien, il arrive sur une page d’accueil où il doit choisir sa méthode de signature :

Manuellement

Sur ordinateur (Electroniquement via Adobe reader)

Vous pouvez obliger le client à utiliser une des deux manières lors du démarrage de la procédure.

Signer manuellement

Le client clique sur Signer manuellement.

Le client voit le document apparaître ainsi que les 4 étapes à suivre :

Le client doit :

Cliquer sur Imprimer : le document se télécharge, il faut ensuite l’imprimer.

Le client signe le document imprimé.

Le client scanne le document signé

Cliquez sur Charger le document signé : sélectionnez le document scanné afin de le charger.

Une fois le document chargé il se retrouve dans les documents en attente de validation.

Le client voit ce message apparaître à l’écran :

Signer sur mon ordinateur

Le client voit le document apparaître ainsi que les 3 étapes pour signer :

Le client doit :

Cliquer sur Télécharger : le document se télécharge.

Cliquer sur Signer électroniquement : une page d’aide s’ouvre afin de vous expliquer comment ouvrir le document avec Adobe reader et signer le document

Cliquez sur Charger le document signé : sélectionnez le document signé.

Attention : FID-Manager n’acceptera que les documents signés électroniquement avec le numéro national de la personne concernée.

Comment signer un document avec une carte d’identité :

Insérez votre carte d’identité dans le lecteur.

Ouvrez le document dans votre lecteur de PDF. (dans notre cas : Adobe acrobat reader).

Cliquez sur la zone bleue en dessous de votre nom. Un pop-up s’ouvrira où vous pourrez sélectionner votre carte d’identité. Ensuite, cliquez sur continuer et indiquez votre code pin, enregistrez le document et vous pouvez le recharger dans FID-Manager.

Une fois le document chargé il se retrouve dans les documents en attente de validation.

Le client voit alors ce message apparaître à l’écran :

Réception du/des document(s) signé(s) par le client

Une fois que le client a renvoyé le document signé, celui-ci se retrouve dans les documents en attente de validation.

Vous pouvez cliquer sur en cours afin de vérifier l’état d’avancement des signatures.

Vu qu’il s’agit de signatures électroniques, tout est automatiquement pré-coché sur base du numéro d’identification (numéro national). Vous pouvez ensuite fermer et valider.

S’il s’agit d’un document signé manuellement. La partie signature sera en indéfini.

Cliquez sur indéfini.

 

Vous pouvez ensuite indiquer manuellement qui a signé et qui n’a pas encore signé.

Pour terminer, cliquez sur fermer et valider le document.

Une fois le document validé, si d’autres clients doivent signer, le mail est automatiquement envoyé au signataire suivant


Cet article a-t-il été utile?