Déclaration TVA

Etapes de fonctionnement

La tâche Déclarations TVA est constituée de différentes étapes. Afin de clôturer la tâche il est nécessaire que l’ensemble des colonnes obligatoires (colonnes en GRAS) soient validées ou aient un statut final.

PS : Maintenez votre clique gauche sur l’étape voulue afin d’effectuer une action.

Différentes étapes

1) Déclaration envoyée : Cette étape sera complétée par le fichier XML d'envoi de déclaration TVA mais sera validée par l'importation de l'accusé de réception comme nous pouvons le voir sur la capture ci-dessous (flèche rouge). Cette étape est liée à deux documents, à gauche, le fichier d’envoi que nous avons déposé sur la plateforme de l’administration et à droite l’accusé.

Afin de visualiser un document il vous suffit de pointer votre souris en maintenant le clique sur le document. Celui-ci s’ouvrira dès que vous relâcherez votre clique.

2) Listing intracommunautaire : Cette étape sera complétée par le fichier XML d'envoi du listing intracommunautaire mais sera validée par l'importation de l'accusé de réception Cette étape est liée à deux documents, à gauche, le fichier d’envoi que nous avons déposé sur la plateforme de l’administration et à droite l’accusé. 

Afin de visualiser un document il vous suffit de pointer votre souris en maintenant le clique sur le document. Celui-ci s’ouvrira dès que vous relâcherez votre clic.

3) (71/72) Montant de la case due à / du par l’Etat : Cette colonne se complète automatiquement sur base de la déclaration TVA envoyée et reprends le montant présent dans la case 71 ou la case 72.

4) Communication client : Au chargement du fichier d’envoi XML (que vous déposez sur intervat) ou sur base de l’accusé de réception TVA (PDF), un courriel est automatiquement généré. Vous pouvez le consulter directement en relâchant le clic gauche de votre souris sur le bouton suivant :

Si nécessaire vous pouvez sur cet écran modifier manuellement les données introduites (zones en jaune) ou éditer le mail avant de l’envoyer.

Pour revenir aux valeurs initialement calculées, cliquez simplement sur « Réinitialiser »

Afin de faciliter le payement, un Code QR de paiement respectant les standards Européens (EPC) reprenant l’ensemble des informations de paiements est inséré. Au besoin il est possible de désactiver l’affiche du code QR. La procédure pour désactiver l’affichage du code QR fait l’objet d’un article spécifique.

Dès que le courriel TVA_Mail TVA est envoyé, le contenu du mail se fige et le statut de l’e-mail passe en « Ne pas utiliser le modèle standard » et les éventuels deux mails d’acomptes vont se générer

Vous pouvez ensuite programmer l’envoi des mails (1) ou envoyer immédiatement le mail (2). Dans notre exemple, on proposera d’envoyer la proposition de l’acompte 1 le 10/05/2022 pour la TVA du 2^ème trimestre 2022.

Si un mail est programmé, l’enveloppe est verte. Programmé signifie que le mail s’enverra automatiquement sans aucune intervention.

Si vous ne désirez pas proposer de paiement d’acomptes deux possibilité s’offrent à vous :

• en désactivant la colonne acomptes via Tâches > Paramètres des tâches > Déclarations TVA
  Cela s’appliquera alors à tous les clients
• via la vue Voir tous les clients > Déclarations TVA et forcer la valeur de l’acompte à 0.
  Vous pouvez par client le paramétrer.

Si vous ne désirez pas envoyés de courriel rappel, mais souhaitez tout de même proposer le paiement d’acomptes à vos clients, vous pouvez désactiver les courriels TVA - Acompte TVA 1 et TVA - Acompte TVA 2 via Communications > Paramètres des courriels

5) Solde à payer, reporter ou récupérer : Cette colonne reprend le solde du compte courant TVA, il représente donc la situation à l’instant où de la déclaration de TVA à été envoyée.

6) Acomptes : La colonne acomptes, indique le cas échéant le montant des acomptes proposés. Si nécessaire, vous pouvez éditer le montant des acomptes proposés directement dans la prévisualisions du courriel, comme expliqué précédemment.

Comment renvoyer la mail TVA

Comme expliqué plus haut, l’e-mail TVA est automatiquement proposé et généré dès que le fichier d’envoi et / ou l’accusé de réception est importé.

Dans certains cas, à la suite d’une déclaration erronée par exemple, il est nécessaire d’importer un nouveau fichier d’envoi, ou d’effectuer des modifications manuelles et de devoir renvoyer le mail TVA reprenant les informations corrigées au client.

Néanmoins, une fois les e-mails générés le contenu est figé et les e-mails passent en statut « Ne pas utiliser le modèle standard » pour garder les informations envoyées et éviter toute modification accidentelle.

Pour re générer les e-mails reprenant les informations mises à jour veuillez suivre les étapes ci-dessous.

Via Tâches > Déclarations TVA sélectionnez l’e-mail à renvoyer (1) et cliquez sur Editer (2). Sélectionnez ensuite « Utiliser le modèle standard » afin de re générer l’e-mail en reprenant les informations mises à jour y compris les instructions de paiement et le code QR

Terminez en cliquant sur « Enregistrer », vous pourrez alors renvoyer l’e-mail mis à jour.