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  • 17 Jan 2022
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Les frais et débours

Via Facturation > Autres tarifs 

Vous retrouvez les 3 catégories de frais :

  • Les frais
  • Les débours
  • Les décomptes

Le nom est interne pour l’ajout au niveau du client.

Au niveau du label de facturation, il s’agit de ce qui apparaîtra sur la facture. Possibilité d’utiliser deux tags. Attention que s’il n’y a pas de récurrence, la période affichée sera celle du mois où l’article a été ajouté :

  • [[invoice_range_date]] : indique-la période/périodicité
  • [[quantity]] : indique les quantités 

Pour chaque frais/débours, il est possible d’adapter la nature (Frais/débours), d’activer les quantités et d’indiquer un montant par défaut. Vous pouvez toujours l’adapter au moment de l’ajout sur le client. 

Vous pouvez indexer les frais/débours qui sont actifs sur les clients uniquement si la récurrence est activée. (L’ajout d’un article avec récurrence se fait via Fiche client > Paramètres de facturation)

 Vous pouvez ensuite effectuer une indexation en cliquant sur le nombre de clients qui ont le frais/débours avec récurrence (1)pour ensuite effectuer l’indexation par groupe de clients avec un tarif identique (cadre rouge) ou ligne par ligne.

Il n’est pas nécessaire de créer plusieurs décomptes, le décompte permet de lier à un forfait un article qui sera utilisé pour le décompte.


Ajouter des frais et débours récurrents via les paramètres de facturation de la fiche client

Cliquez sur les paramètres de facturation de la fiche client:

Vous pouvez paramétrer votre frais avec les paramètres souhaités.

Vous pouvez paramétrer votre débours avec les paramètres souhaités.

 

      Frais                                                                                                   Débours

Notre paramétrage est fait :

Ajouter des frais/débours non récurrents 

Via Fiche client > + (flèche rouge)

Vous pouvez :

  • Ajouter un frais non récurrent
  • Ajouter un débours non récurrent
  • Ajouter une feuille de temps

Générer une facture

 Vous pouvez indiquer les paramètres de facture

 ensuite ajouter le(s) frais/débours et en cliquant sur ajouter votre projet de facturation est généré

Les forfaits non-récurrents

Introduction

Il est important de bien comprendre le terme forfait.

Un forfait permet de facturer un montant déterminé avec ou sans périodicité à un client pour une ou plusieurs prestations déterminées.
Après avoir encodé son temps, il est possible de comparer le montant forfaitaire qui a été facturé et le montant qui aurait pu être facturé si on avait facturé les heures prestées en régie. (= Consommation des forfaits) Et d’en faire le décompte si souhaité.

Il est possible de facturer des forfaits avec une récurrence ou sans récurrence, nous parlerons dans ce manuel des FNR (= Forfait non-récurrent)

Exemple : On facture un forfait pour une constitution, …


Configuration

Tout d’abord il est nécessaire de paramétrer votre FNR ou de le créer.

Via Facturation > Autres tarifs

                               

Dans cet écran, vous pouvez créer ou configurer un FNR.


A. Création d’un nouveau forfait non récurrent

Via le bouton Ajouter un type de forfait non-récurrent, vous avez 4 éléments à paramétrer :

  1. Nom : Le nom de votre forfait non-récurrent
  2. Montant forfaitaire : Le montant standard du forfait, vous pouvez toujours adapter ce montant au moment de l’ajout sur la fiche du client. Indiquer 1€ si le montant change à chaque fois.
     Il est nécessaire d’indiquer une date car le FNR peut avoir un tarif qui évolue avec le temps.
     Exemple : En 2019-> 1000 € pour une constitution, en 2000 -> 1100 €
  3. Décompte : Si vous activez l’option, cela vous permettra de faire un décompte si besoin.
     Un décompte sert à faire la différence entre ce que vous avez facturé au client et ce que vous auriez pu facturer en régie.
     Exemple : Pour un contrôle fiscal, vous faites une facture de 800 € au client comme FNR et ensuite quand la mission est finie, effectuez un décompte des prestations.
     12 heures à 80H = 960 € lorsque l’on effectuera le décompte le client recevra une facture supplémentaire de 160 € (800€ - 960 € )
  4. Type de prestations : Indiquer les prestations qui peuvent consommer ce forfait.
     Attention que si vous indiquez une même prestation dans plusieurs forfaits, lors de l’encodage des feuilles de temps, il pourra vous être demandés d’indiquer à quel forfait la prestation doit être attachée. Via le bouton tout (dé)sélectionner vous pouvez (dé)cochez toutes les prestations en une fois. (Ces 2 boutons sont uniquement visibles au moment de la création.)


B. Paramétrage d’un forfait non-récurrent

La configuration est partagée en 2 parties :

  1. Les libellées (cadre rouge)
  2. Les tarifs (cadre jaune)

Dans le cadre rouge

  1. Nom : sera le nom utilisé en interne qui sera affiché lorsque vous ajouterez le FNR sur la fiche du client
  2. Nom DOCX : sera le nom utilisé dans les modèles de document, si vous souhaitez faire afficher le FNR dans un modèle de document. Si le champ est vide, il affiche le Nom.
  3. Label de facturation : sera la description qui apparaitra sur votre facture. Lors de l’ajout du FNR, vous pourrez l’adapter ou au moment de la facturation.

Dans le cadre jaune

  1. Montant forfaitaire : Adaptez votre tarif, vous pouvez avoir un tarif évolutif avec le temps, cela permet de garder l’historique. Lors de l’ajout du FNR, vous pouvez adapter le tarif proposé.
  2. Décompte : si vous activez l’option, cela vous permettra de faire un décompte.
     Un décompte c’est faire la différence entre ce que vous avez facturé au client et ce que vous auriez pu facturer en régie.
    Exemple : Pour un contrôle fiscal, vous faites une facture de 800 € au client comme FNR et ensuite quand la mission est finie, vous effectuez un décompte des prestations.
     12 heures à 80€ = 960 € lorsque l’on effectuera le décompte le client recevra une facture supplémentaire de 160 € (800€ - 960 €).
  3. Prestations : Indiquer les prestations qui peuvent être incluses dans ce forfait.
  4. Prestations après la facturation : Peut-on lier des prestations au forfait après la facturation du forfait.
     C’est-à-dire que si on active cette option, une fois le forfait facturé, si on ajoute des prestations elles ne pourront pas être liées à ce forfait. Elles seront donc liées à un autre forfait existant ou seront facturées en régie. Si vous indiquez oui, il vous sera possible, lorsque les prestations sont finies pour ce forfait, de le verrouiller. Voir point Verrouiller un FNR.
  5. Prestations après le décompte : Peut-on lier des prestations au forfait après le décompte.
     En cas de décompte, peut-on encore lié des prestations au FNR.
  6. Utilisé dans les tâches : Tâche à laquelle est lié le FNR.
     Si vous liez le FNR à une TNR (tâche non récurrente) le forfait est automatiquement ajouté sur le client lors du démarrage de la tâche. Vous ne pouvez alors pas l’ajouter manuellement via la fiche client.

Facturation automatique d’un FNR


Via Tâches > Paramètres des tâches

Vous pouvez lier un FNR à une tâche non-récurrent. (Non possible avec les tâches récurrentes)

Ce qui signifie qu’au moment où vous démarrez la tâche non récurrente sur le client, automatiquement un forfait non récurrent s’ajoute à facturer sur le client.

Vous pouvez alors adapter le montant du FNR si nécessaire :

Il n’est pas possible d’ajouter manuellement un forfait non-récurrent qui est lié à une tâche.


L’utilisation d’un FNR

A partir de la fiche client, vous pouvez via le à côté de Facturation, ajouter un forfait non-récurrent.

Remplissez ensuite les informations nécessaires :

  1. Type : Sélectionner le FNR
  2. Période de facturation : Période à laquelle vous souhaitez facturer votre forfait
  3. Montant : Le montant à facturer
  4. Facturation : Le label de facturation qui sera affiché sur la facture.
     Vous pouvez l’adapter en cliquant sur Ne pas utiliser le modèle standard
  5. Note interne : Le note interne sera visible pour la personne qui prépare la facturation

Vous pouvez ensuite ajouter du temps si la prestation n’est liée qu’à un seul forfait, elle se liera automatiquement au forfait pour le consommer.

Dans le cas contraire il sera nécessaire de choisir le forfait auquel doit être lié la prestation :

Via la fiche client > Analyser

Vous retrouvez la consommation du/des forfaits :

Cela vous permet de contrôler la consommation de ce forfait :


Facturation d’un FNR pour un client

La facturation fonctionne de manière identique, les forfaits non-récurrents apparaissent dans la deuxième étape de génération des factures.

 

Verrouiller un FNR

Lorsque la mission est facturée, vous pouvez verrouiller le forfait afin d’empêcher de lier des prestations supplémentaires à ce forfait. Le verrouillage est automatique si vous avez indiqué dans le paramétrage qu’après la facturation on ne peut plus ajouter de prestations.

Vous pouvez également afficher tous vos FNR non-verrouillés dans la consommation des forfaits.

Via Facturation > Consommation des forfaits

Vous pouvez filtrer pour afficher les FNR qui ne sont pas verrouillés.

Vous pouvez ensuite sélectionner le forfait (1) et le verrouiller (2).





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